Как заверить копию трудовой книжки: образец и основные правила

Как заверить копию трудовой книжки образец — советы экспертов

Практически у каждого человека имеется трудовая книжка. В ней содержится вся основная информация о том, где когда-либо был трудоустроен человек. Наличие данного документа необходимо при трудоустройстве.

Если же это первое место работы, то трудовая книжка обязательно открывается работодателем. При оформлении на новое место в ней делается запись, после чего документ хранится у работодателя. В некоторых случаях может требоваться информация, указанная там.

В таком случае отделом кадров может быть предоставлена копия трудовой книжки, заверенная работодателем.

Предназначение

Официально работодатель не имеет право предоставить оригинал документа по требованию работника, так как, в случае проведения проверки и инвентаризации, это будет считаться грубым нарушением. Если требуется информация, то выдавать имеют право только копии документов.

Данная информация может потребоваться в разных случаях. Наиболее распространенными являются такие варианты:

  • копия трудовой книжки для загранпаспорта. Обычно для выезда во многие страны требуется подтверждение определенного уровня дохода и факта трудоустройства. Для получения визы достаточно зачастую просто предоставить справку о своих доходах за последние полгода. Также человек предоставляет информацию о том, где именно он трудоустроен и оставляет контактные данные организации. Это касается многих стран Европы и Азии, но для выезда, к примеру, в Канаду, все же по-прежнему требуется выдача копии трудовой книжки;
  • копии трудовой книжки для банка. Предоставление кредитному специалисту данного бланка позволяет получить кредит на намного более выгодных условиях. Кроме того, для оформления крупных кредитов (ипотека, большие суммы наличными) в обязательном порядке требуется справка 2 НДФЛ копия трудовой книжки;
  • оформление копии для Пенсионного Фонда. Самый спорный момент, так как в базе ПФР имеется вся информация о том, где именно и сколько времени человек работал. Но при этом законодательно предусматривается данный документ в обязательном перечне необходимых для оформления пенсии. Таким образом, придётся оформить заверение копии трудовой книжки для подачи документов на оформление любого типа пенсии;
  • ксерокопия трудовой книжки требуется для оформления трудоустройства по совместительству. В данном случае придется предоставлять данный бланк второму работодателю, даже если информация об этом месте трудоустройства не будет вноситься в документ.

В зависимости от того, для чего нужна копия трудовой книжки, будут зависеть многие моменты, как именно заполняются бланки. Многие примеры заверенной копии трудовой книжки предусматривают указание места, куда заверяется копия трудовой книжки.

Процедура заверения

Существует не только четкий алгоритм как заверить копию трудовой книжки, но также и дополнительные тонкости как оформить все правильно. Официально законодательством предусматривается, что сделать это может и работодатель, и нотариус. При этом бланки имеют одинаковую юридическую силу.

Если же выдачу дубликата осуществляет работодатель, то в начале отметка «копия верна» ставится вначале в отделе кадров, а затем уже заверяется окончательно руководителем предприятия.

Очень важно, чтобы на бланке было все четко видно. Вся информация должна быть читабельной. Все отметки на бланке, штампы и подписи должны накладываться на текст, перекрывая его.

Обратите внимание

Также рассматривая образец заверенной копии трудовой подразумевает наличие дополнительных отметок на последнем листе документа. После завершающей записи о трудоустройстве ставится печать предприятия, а также делается дополнительная отметка о действующей ситуации.

Если работник до сих пор продолжает свою трудовую деятельность в данной организации, то тогда об этом делается соответствующая отметка (продолжает работать в этой же организации на прежней должности).

Если сотрудник уже был уволен, но по каким-то причинам документ все же хранится на предприятии, то об этом также нужно сделать отметку (к примеру, работник написал заявление на увольнение, но документ будет выдан по завершению отпуска или больничного).

Читайте по теме:  Работа по совместительству — запись в трудовой книжке

Получение копии трудовой книжки происходит с соблюдением следующего алгоритма:

  • с помощью ксерокса копируются все страницы документа;
  • все страницы нумеруются и затем складываются в правильном порядке;
  • сшитую книжечку плотно сшивают нитками;
  • на последнем листе делается отметка о том, сколько именно листов было прошито и пронумеровано. Именно там ставится отметка работодателя и лица, ответственного за ведение и хранение этих документов. Ставятся подписи этих лиц, а также дата оформления данного бланка, печать организации и отметка о том, что копия верна.

Дополнительные особенности

Иногда уточняя нужна ли копия трудовой книжки в банке, можно столкнуться с необходимостью документа в тот момент, когда потенциальный заемщик нигде не трудоустроен. В таком случае заверение трудовой книжки для кредита осуществляет нотариус.

Он делает отметку о том, что заемщик был ранее уволен с должности и все нужные отметки на бланке ставит сам. Для этого ему нужна оформленная по всем правилам ксерокопия, а также оригинал документа для подтверждения подлинности предоставленного бланка.

В обязательном порядке для получения такого документа необходимо написать заявление. Оно пишется в произвольной форме, но все же должно включать в себя некоторый перечень обязательных пунктов. К примеру, заявление на выдачу копии трудовой книжки образец содержит в себе не только данные работника, его должность, но также и предназначение.

Это важно, так как в документ включается пункт о том, для какого именно учреждения предоставляется ксерокопия. Также могут быть и дополнительные изменения самого бланка. К примеру, если нужна копия трудовой книжки для банка образец может включать в себя исключительно последнюю страницу с указанием последнего места работы.

Существуют правила как заверить правильно копию трудовой книжки образец которой легко можно найти для каждого конкретного случая.

Читайте по теме:  Ведение книги учета движения трудовых книжек

Важно! Если необходима ксерокопия для Пенсионного Фонда, то она всегда в обязательном порядке заверяется только у нотариуса. Для остальных целей это не требуется и данную отметку может поставить работодатель.

Сроки

Существуют строго оговоренные сроки сколько действительна копия трудовой книжки. После соответствующей отметки, сделанной работодателем, документ действителен не более месяца.

После этого при необходимости нужно вновь обращаться к руководству для прохождения повторной процедуры.

Но если документ заверяется у нотариуса, то срок действия копии трудовой книжки не ограничивается конкретными временными рамками.

Важно

Ксерокопия действует бессрочно и проходить повторное оформление потребуется лишь в том случае, если какие-либо изменения были внесены в основной оригинал документа, по причине чего информация утратила свою актуальность.

Таким образом, необходимо строго подходить к оформлению ксерокопии данного документа.

Если требуется официально заверенный бланк, то не удастся предоставить просто обычную ксерокопию без каких-либо отметок о ее достоверности.

Необходима только ксерокопия, которая представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Вот почему важно не только для работодателя, но и для каждого работника, знать как правильно заверить копию трудовой книжки.

<\p>

Источник: https://trud.expert/trudovye-knizhki/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-obrazets.html

Как заверить трудовую книжку с 1 июля 2019 по новым правилам

Заверение трудовой книжки в 2019 году может потребоваться во многих ситуациях. Работники организации обращаются в отдел кадров для этих целей в случае, если копию трудовой книжки необходимо предоставить банку для получения кредита или передать ее в различные организации социальной направленности (например, в Центр занятости населения).

Заверенная копия трудовой книжки используется для подтверждения уровня дохода человека и того факта, что он имеет постоянный заработок. Отдел кадров обязан выдать ее работнику спустя не более 3 дней после получения от него соответствующего заявления (или после устной просьбы). С 1 июля 2019 года в правила заверения трудовых книжек внесено одно существенное изменение.

Правила получения копии трудовой книжки

Трудовая книжка является собственностью работника, но на время трудовой деятельности она хранится у работодателя, в отделе кадров.

Для получения оригинала этого документа, его копии или выписки необходимо передать ответственному специалисту отдела кадров соответствующее заявление.

Заверенная копия трудовой книжки выдается работнику в течение последующих трех дней (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Заявление о получении заверенной копии трудовой книжки пишется от руки или печатается на компьютере на имя начальника предприятия, в свободной форме. Важно лишь соблюдать общие правила, которые используются для написания любых заявлений (кому и от кого оно написано, причины написания заявления и сопутствующие обстоятельства, дата написания документа и подпись заявителя).

В нашем случае основной текст заявления может быть следующим: «Прошу на основании статьи 62 Трудового кодекса РФ предоставить мне заверенную копию трудовой книжки для ее предоставления по месту требования».

В некоторых организациях для подобных заявлений создаются специальные бланки. В иных же компаниях вместо заявления ограничиваются устной просьбой. Хотя устное обращение для получения заверенной копии трудовой книжки и дозволяется в организациях малого бизнеса, все же лучше использовать именно письменную форму.

Как заверить трудовую книжку?

Заверение трудовой книжки, в том числе с пометкой «работает по настоящее время», происходит либо через организацию, в которой на данный момент трудится заявитель, или через нотариуса. Обращение к нотариусу требуется только в том случае, если владелец трудовой книжки нигде временно не работает.

Каким именно образом специалисты отдела кадров заверяют этот документ?

  1. Первым делом копируются все основные листы трудовой книжки (на которых имеются какие-либо записи). Начиная титульным листом документа и заканчивая последней записью о трудоустройстве на текущее место работы;
  2. Раздел, в котором описываются полученные работником вознаграждения, копируется при необходимости и только по просьбе заявителя. Это может потребоваться в случае предоставления копии в социальные органы. Например, для получения различных почетных званий;
  3. Все скопированные листы трудовой тщательно брошюруются, а на специальной наклейке (с задней стороны сброшюрованных листов) указывается общее их количество.

На крайнем скопированном листе, после последней записи указывается ряд важной информации:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности сотрудника, который заверяет трудовую книжку, а также его инициалы с фамилией и личная подпись;
  • дата создания заверенной копии трудовой;
  • печать или штамп организации (если в организации нет собственной круглой печати, то разрешается обойтись и без нее).
Читайте также:  Как подать жалобу на ржд? круглосуточный телефон горячей линии и официальный сайт

Сам текст должен быть очень четким, а право заверения имеется только у лиц, которым это доверено на основании локальных нормативных актов или специально составленной для этих целей доверенности. Если таких актов в организации нет, то сотрудник отдела кадров вправе отнести бумаги для заверения руководителю предприятия.

Бывает, что листы трудовой книжки не сшиваются, а выдаются работнику отдельно. Но в этом случае заверительные записи должны располагаться в конце каждого листа. Это может быть достаточно трудоемким процессом, если трудовая содержит очень много листов.

Некоторые банки или государственные органы требуют, чтобы помимо основной информации на последнем листе трудовой была сделана запись «работает по настоящее время». Однако нигде в законе такого требования не содержится.

Заверение трудовой книжки по новым правилам

Источник: https://sudovnet.ru/trudovoe-pravo/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-s-1-iyulya-2018-po-novym-pravilam/

Как сшить и заверить копию трудовой книжки

Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Заявитель обязательно должен указать и причину для выдачи ему копии. С каждого листа книжки снимается ксерокопия и ставится на нём печать «копия верна». Это делает сотрудник кадровой службы.

Работодатель же на каждом таком заверенном листе ставит свою подпись, делает её расшифровку, указывает свою должность и ставит печать организации.

Схематично это выглядит так: Для Пенсионного Фонда Когда сотрудник достигает определённого возраста, он имеет право на получение пенсии по старости. Её назначением занимается ПФР.

Среди прочих документов, будущий пенсионер должен представить нотариально заверенную копию трудовой книжки или её оригинал. Выдать сотруднику трудовую книжку сотрудник отдела кадров может только при его увольнении. Об этом говорится в п. 35 Правил ведения и учёта трудовых книжек.

Как заверить копию трудовой книжки

Для банка: При сшивании (последний лист): Заверение титульного листа: Сколько действительна? Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ограниченный срок действия – всего 1 месяц. Нотариально согласованная копия не ограничена сроком использования.

<\p>
Важно Она становится недействительной только в том случае, если в оригинал вносятся новые сведения. Всегда ли требуется ли заверение нотариусом? Заверять копию трудовой у нотариуса необходимо только для ПФР.
Внимание В остальных случаях это не обязательно.

Заключение Копия трудовой книжки может потребоваться в различные организации. Для этого она должна быть правильно оформлена и заверена.
К нотариально заверенной копии документа, как правило, претензий нет. Часто не принимают документ, который заверяется работодателем.

Причина – ошибки при заверении.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Если в момент обращения, вы являетесь пенсионером или неработающим, то в этом случае можно обратиться с этой просьбой в отдел кадров по вашей последней работе.

Работники этой организации должны выдать вам документ, отвечающий всем нормам и правилам.


Требования к заверению копии Весь процесс заверения копии можно разделить на несколько этапов, которые подразумевают отдельные требования и правила. Например:

  1. Прежде всего, копии страницы должны иметь хорошее качество, вся имеющаяся информация должна быть хорошо видной и четкой.
  2. Чтобы документ имел юридическую силу, на каждой странице необходимо написать «копия верна», поставить свою печать, после чего ваше предприятие должно поставить печать, подтверждающую, что это действительно является документом.
  3. На самой последней странице нужно прописать полностью свою фамилию, имя и отчество.

В случае когда нет возможности предоставить оригиналы документов, так как они хранятся на предприятиях или других организациях, должны быть подготовлены заверенные копии, которые будут иметь равноправную юридическую силу. Для этого необходимо сделать:

  • Подготовить ксерокопию трудового договора
  • Заполнить всю необходимую информацию
  • Поставить росписи на каждой странице, а также поставить печать

Пошаговая инструкция и рекомендации

  1. Прежде чем предпринимать какие-либо действия, необходимо прочитать и ознакомиться с инструкцией трудового договора.
  2. Убедитесь, что все ваши данные указаны правильно и без ошибок, ФИО нужно писать полностью.

Как правильно заверить копию трудовой книжки пошаговая инструкция

В том случае, если вы временно не работаете, трудовая книжка находится у вас, ее копию можно заверить у нотариуса. Он, как специалист, в советах не нуждается. Если же вы работаете, трудовая книжка хранится по месту работы и выдачи работнику (даже по его письменному заявлению) не подлежит.

Получить можно только ее копию, которая заверяется и выдается кадровой службой организации–работодателя.

После получения заявления с просьбой выдать заверенную копию, ее требуется подготовить за срок не более 3-х дней.

<\p>

Выполнить копию можно как ручным способом (переписать или перепечатать), так и ксерокопированием (что предпочтительнее). Заверять сделанную копию можно двумя способами:1.

Стоять подпись кадрового специалиста.

  • Дата.
  • Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.
  1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
  2. Печати были проставлены на каждой странице.
  3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки: А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой: Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса? Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

На каждой странице копии делается запись следующего содержания:• верно (или копия верна);• должность работника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (например, специалист по управлению персоналом);• личная подпись заверяющего лица;• расшифровка подписи;• дата заверения.На эту запись обязательно ставится печать предприятия или кадровой службы.2. Все листы копии можно сшить, пронумеровать, скрепленные листы заверить печатью предприятия (прошнуровано и пронумеровано определенное количество листов) и записью вышеперечисленного содержания.
2 Отдельно следует отметить, что к копии трудовой книжки, которую вы понесете в банк для получения ссуды, предъявляются дополнительные требования. Так, заверить ее нужно именно по первому варианту (каждую страницу).
Здесь пример.

Для получения визы или оформления кредита, а также при многих других обстоятельствах часто требуется копия трудовой книжки. Чтобы она была принята, ее обязательно нужно заверить.

<\p>

Совет

Правильно заверенная копия трудовой книжки представляет собой копию этого документа, на которой проставлены реквизиты, необходимые для придания ей юридической силы.

Где сделать копию Для получения копии этого документа сотруднику следует обратиться в отдел кадров организации или к ответственному должностному лицу.<\p>

Как правило, срок ее предоставления составляет от одного до трех дней.

Если трудовая книжка находится у работника, сделать ксерокопии всех необходимых листов он может и самостоятельно. Делаем копию правильно Так как заверению подлежит копия, соответствующая нескольким необходимым требованиям, актуален вопрос о том, как правильно сделать ксерокопию трудовой книжки.

У каждого официально трудоустроенного гражданина нашей страны есть своя трудовая книжка. В этом документе «рассказывается» всё о трудоустройстве сотрудника, а также об имеющемся у него стаже.<\p>

Хотя, в скором времени, предполагается, что книжки будут совсем отменены. Но пока в некоторых организациях может требоваться копия этого документа. Для чего нужен этот документ? При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.<\p>

Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.<\p>

Источник: http://tk-advokat.ru/2018/04/20/kak-sshit-i-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki/

Заверение копии трудовой книжки по новым правилам: порядок оформления и образец документа

Далеко не всегда работник может получить на руки трудовую книжку, если его трудовые правоотношения с действующим работодателем не завершены. Как правило, в подавляющем большинстве случаев работнику приходится довольствоваться копией документа. Каким образом нужно правильно заверить данный документ в настоящее время, чтобы он был принят в любой организации?

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?

Трудовая книжка в оригинале может быть выдана работнику до момента расторжения трудовых правоотношений только в том случае, если речь идет о предоставлении данного документа в Фонд социального страхования.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 350-8059.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 309-9401.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

В остальных случаях, чтобы не было нарушения правил выдачи данного документа, на руки работнику по его запросу предоставляется только заверенная копия. Чаще всего такая копия требуется в следующих случаях:

  • при предоставлении документов в Федеральную налоговую службу, например, для получения налогового вычета;
  • для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации, если работник достиг возраста выхода на пенсию и занимается ее оформлением, но при этом продолжает работать в той или иной организации;
  • в миграционные органы для оформления загранпаспорта и подтверждения своей возможности выезжать в другие государства;
  • в визовые центры (так как многие государства предоставляют туристическую, гостевую или рабочую визу только при наличии у заявителя официального места работы в государстве, гражданином которого он является);
  • если требуется подтверждение официального стажа и наличия официального места работы при обращении в кредитно-финансовые учреждения и т. д.

Независимо от того, есть ли у указанных учреждений свои требования к оформлению документов, заверение трудовой книжки происходит только на основании тех требований, которые сформулированы в официально утвержденных ГОСТах.

Новые правила

Выдается заверенная копия трудовой книжки или выписка из нее по личному заявлению сотрудника, которому она потребовалась. В заявлении необходимо указать информацию о том, куда именно будет предоставляться копия такого документа.

До 1 июля 2018 года при заверении копии трудовой книжки было достаточно поставить отметку «Верно» или «Копия верна», а также указать, кто делает такое заверение (должность и ФИО кадрового работника или иного приравненного к нему сотрудника), поставить подпись заверителя и печать организации.

С 1 июля 2018 года требования к такому заверению изменились путем ужесточения. Связано это со вступлением в силу ГОСТа Р7.0.97-2016, который утверждает требования ко всем распорядительным документам, которые формируются и используются на территории Российской Федерации.

В соответствии с требованиями данного документа отметка о заверении теперь должна включать следующие составные части:

  • само слово «Верно» или словосочетание «Копия верна»;
  • данные о должности лица, которое копию заверяет;
  • подпись такого сотрудника вместе с его расшифровкой (ставятся инициалы и фамилия);
  • дата, в которую было осуществлено такое заверение (независимо от того, идет ли речь о копии трудовой книжки или выписке из нее);
  • информация о том, где хранится подлинник документа, с которого снята копия или сделана выписка), если такая копия предоставляется в другую организацию;
  • печать организации (если она имеется у организации, несмотря на то, что с апреля 2015 года ООО и АО имеют право обходиться без нее).

Относительно печати в настоящее время также произошли изменения. На основании требований старого ГОСТа она ставилась таким образом, чтобы затронуть не только роспись лица, которое ее поставило, но и часть фамилии. В соответствии с требованиями нового ГОСТа печать ставится только на свободную часть поля заверения, не затрагивая подпись сотрудника и ее расшифровку либо на специально отмеченное поле с буквами «М.П.».

Если речь идет о заверении копии трудовой книжки или выписки из нее, которая предоставляется для Федеральной налоговой службы, то заверяющего сотрудника необходимо предупредить о данном месте подачи заверенного документа заранее.

Это обусловлено тем, что относительно проставления печати на копии трудовой книжки или выписки из нее у ФНС России имеются свои требования, которые противоречат новому ГОСТу в той части, что такая печать должна в обязательном порядке затрагивать подпись и расшифровку лица, осуществившего заверение.

В противном случае документ может быть не принят сотрудником подразделения ФНС как несоответствующий установленной форме.

Где можно заверить

Если говорить о местах, где можно заверить копию трудовой книжки, то место обращения будет напрямую зависеть от того, работает ли сейчас конкретный человек или нет:

  • если сотрудник, нуждающийся в предоставлении ему заверенной копии трудовой книжки, в настоящее время официально трудоустроен, то ему достаточно обратиться в кадровое подразделение своей организации либо к тому сотруднику, который приравнен к кадровикам. В течение трех дней с момента заявления такой сотрудник будет обязан предоставить ему заверенную надлежащим образом копию;
  • если человек не трудоустроен официально, а его трудовая книжка находится у него на руках, заверение может осуществить нотариус, который не только поставит свои подписи и печати на документе, но также и установит отметку о том, когда было осуществлено заверение.

Независимо от того, кто именно заверял копии документов, они будут иметь равную юридическую силу и принимаются затребовавшими их организациями без каких-либо ограничений и споров.

Если то или иное заведение отказывает в приеме заверенной копии, то данный отказ нельзя считать правомерным.

Наиболее распространенные ошибки

В силу того, что новый ГОСТ относительно заверения трудовых книжек только начал свое действие, в настоящее время сохраняется достаточно большое количество ошибок при заверении такого типа документов. К числу наиболее распространенных относятся:

  • отсутствие отметки о месте хранения оригинала заверяемого документа;
  • неправильное расположение штампа печати организации (захватывается подпись и расшифровка на копиях, которые не предназначаются для ФНС России);
  • допущены какие-либо исправления в формулировках, в том числе если произошла ошибка в написании какого-либо слова;
  • на самой копии исправлены какие-либо сведения, которые не были исправлены в оригинале документа.

В том случае, если была допущена какая-либо из таких ошибок, потребуется снять заново копию с документа и заверить его в соответствии с установленными требованиями, так как, в противном случае, документы могут попросту не принять у предоставляющего их лица в силу того, что они будут считаться недействительными. Однако следует помнить о том, что если в саму трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, то заверять копию придется снова, так как копия потеряет свою силу действия.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Для того чтобы минимизировать возможные ошибки, допускаемые сотрудниками кадровых подразделений и приравненных к ним лиц, можно изготовить специальный штамп, в котором изменению будут подлежать только дата его проставления, а также сведения о лице, осуществившем заверение.

(Пока оценок нет)
Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/kak-zaverit.html

Как заверить копию трудовой книжки? Основные требования, новые правила и образец документа

В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

  • Подтверждение источника дохода заемщика.
  • Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
  • Взыскание долга с зарплаты заемщика.
  • Подтверждение информации, изложенной в анкете.
  • Установление, часто ли человек меняет места работы.
  • Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними.

Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ.

В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  • Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  • Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
  • Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  • На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

Особенности внесения дополнительной записи

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

  1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
  3. Подпись лица, заверяющего документ.
  4. Указание даты заверения.
  5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
  6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  • Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  • На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  • На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
  • Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  • Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  • Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  • Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  • Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  • Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  • Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  • Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
  • Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.

Как правильно заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Источник: https://10000ideas.ru/obrazcy/kak-zaverit-kopiju-trudovoj-knizhki-osnovnye-trebovanija-novye-pravila-i-obrazec-dokumenta.html

Копия трудовой книжки заверенная работодателем в 2019: образец (работает по настоящее время), оформление и выдача

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Необходимость заверения копии трудовой книжки объясняется в первую очередь сроком действия такого документа. В отличие от других документов, срок действия ксерокопии документа о рабочей жизни человека заканчивается в момент внесения следующей записи, которой нет в копии.
Запрашиваемая заверенная копия ТК с полным отражением трудовой деятельности необходима в ситуациях:

  • Банки всегда требуют заверенные документы.
  • При утере оригинала, имея на руках заверенную ксерокопию, восстановление данных для выписки дубликата занимает намного меньше времени.
  • Пенсионный Фонд принимает только заверенные копии ТК.
  • Поиск нового места работы при наличии предыдущего. Трудовой Кодекс позволяет на время брать оригинал трудовой, хранящийся по месту работы. Но при написании соответствующего заявления потребуется указать причину. А это не всегда удобно. Поэтому, имея заверенную ксерокопию, ее предоставляют потенциальному работодателю.
  • Необходимость отправки документов в электронном виде. С развитием цифровых технологий такая потребность будет только возрастать.

Главным законодательным актом является Статья 62 Трудового Кодекса (см. ссылку www.consultant.ru), которая  устанавливает обязанность администрации предприятия правильно изготовить и заверить копию документа о трудовой деятельности сотрудника.

Период действия копии

Копия ТК действительна все время действия оригинала. Это правило работает, если ксерокопия хранится у владельца документа. Многие государственные учреждения и коммерческие организации сами устанавливают сроки действия. У банков этот период, как правило, не превышает 30 дней. А судьи не ограничивают время действия заверенных документов.

Изготовление и заверение

Для придания копиям юридической силы существует заверительная форма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см. ссылку base.garant.ru ).  Ключевое слово «ВЕРНО» в любом склонении должно быть подтверждено подписью должностного лица с расшифровкой фамилии и проставленными инициалами.

Это основное требование ГОСТа. При копировании книжки все листы не используются. Только заполненные. Иногда это касается конкретного промежутка времени. Но 1-ая страница с личными данными обязательна.

Важно! Не допускается двухсторонняя печать. Две страницы книжки располагаются на листе формата А4. Количество таких листов соответствует объему данных.

Обратите внимание

Особое значение имеет качество печати. Оно должно быть хорошо читаемым, без разводов и лишних знаков. Неизменный масштаб – 100%. Печатание сканированных документов не приветствуется. Если по какой – то причине нет возможности автоматического копирования, то информация из документа печатается вручную и заверяется.

Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время». Номер записи соответственно ставится следующий. Далее должность, фамилия, инициалы заверяющего, печать организации. И основная отметка «копия верна».

Если страниц несколько, то на каждой странице – «копия верна», подпись, фамилия, печать. Особое внимание уделяется печати. Она ставится таким образом, чтобы, находясь на листе, захватывала скопированный участок страницы книжки. Образец:

Образец правильно заверенной ксерокопии

Внимание! Файл запрещено использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей

С 1 июля 2018 года становится обязательным указание места нахождения оригинала документа. То есть перечисление реквизитов предприятия, выдавшего копию документа. Поэтому уместно изготавливать запрошенный документ на фирменном бланке организации.

Схематично расположение записей выглядит так:

Схема заверения ТК

Четыре страницы трудовой тоже помещаются на одном листе. Но ГОСТом предусмотрено на двух. Экономия бумаги в данном случае может сослужить плохую службу, и документ признают недействительным.

Все листы пронумеровывают, т.к. их количество не совпадет с указанными страницами в скопированном документе. Прошивают нитками с левого края.

Узелок ниток с обратной стороны заклеивают небольшой полоской бумаги. Ставится печать с захватом полоски, которой заклеен узел из ниток. Указывается прописью количество прошитых листов и подпись исполнителя, уже без расшифровки.

Оформление выписки из ТК

Часто необходима выписка из книжки, когда важен определенный рабочий период. Выглядит она как заполненный бланк, разработанный локально. Сотрудник при запросе сам указывает интересующие его промежутки времени. Особенно это актуально в случаях:

  • ´ при совмещении нескольких работ или должностей;
  • ´ для выдачи родственникам в случае смерти работника.

Выписка из ТК содержит сведения со всех мест занятости. Для оформления такой выписки используется фирменный бланк организации, где содержится следующая информация:

  1. Реквизиты работодателя.
  2. ФИО и дата рождения ходатая выписки.
  3. Образование и специальность.
  4. Место работы, должность и стаж сотрудника.
  5. При наличии – поощрения и награждения работника.

Заполненный образец выписки из трудовой:

Образец выписки из ТК

В конце всех записей – приписка «работает по настоящее время» и дата составления. Подпись сотрудника – исполнителя, его должность, ФИО, печать.

Если страниц несколько, они, как в случае с ксерокопией книжки, нумеруются, прошиваются, заверяются. При смене рабочего места выписка теряет юридическую силу. При продолжении работы срок ее действия 1 месяц.

Выдача работнику копии книжки производится бесплатно по запросу. На имя руководителя предприятия сотрудник пишет заявление с просьбой оформить ему копию ТК и заверить ее. Причины такой просьбы не указываются.

Важно

Далее издается приказ об удовлетворении просьбы, и назначается исполнитель. Это для больших компаний, где штатное расписание включает отдел кадров и многочисленную бухгалтерию.

На малых предприятиях, у индивидуальных предпринимателей просьба сотрудника может быть удовлетворена и без приказа, но с соблюдением сроков.

Обратите внимание! Время изготовления не должно превысить 3-х рабочих дней. Об этом гласит Трудовой Кодекс РФ в статье 89.

Предпочтение оказывается копиям, вручную набранным на компьютере. Записи в ТК производятся прописью от руки. И эти записи не всегда разборчивы. Даже самая лучшая копировальная техника иногда не справляется.

Порядок оформления копии трудовой во всех структурах одинаковый. Хотя заверять такие копии позволительно ограниченному кругу сотрудников, в небольших организациях это поручается главным бухгалтерам. С подобным заявлением могут обратиться и сотрудники, давно уволенные, и находящиеся на заслуженном отдыхе.

Трудовые книжки неработающих граждан

Неработающие граждане за ксерокопией основного документа о занятой деятельности могут обратиться в 2 учреждения: на последнее место работы и в нотариальную контору.

К подписи нотариуса приравнивают подпись главы администрации или уполномоченного должностного лица в небольших муниципальных образованиях, где нет нотариусов.

Совет

Нотариус оформляет ксерокопию также руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003. Время исполнения у нотариуса обычно занимает 1 день. Но здесь услуга платная.

Тариф состоит из госпошлины, установленной Законом РФ в сумме 100 рублей и услуг самого нотариуса. Минимальная цена правовой и технической нотариальной поддержки 600 рублей. Конечный тариф складывается индивидуально в зависимости от заполненных страниц.

Требования банков

Все банки для удостоверения кредитоспособности клиента требуют заверенную ксерокопию ТК. Есть случаи, зависящие от сумм рассматриваемых кредитов, когда трудовая деятельность не влияет на выдачу займа. Это особые программы кредитования под большие проценты.

Обратите внимание! Если гражданин взял оригинал трудовой книжки, то заверенная копия сотрудникам банка не нужна. Они изготавливают и заверяют документы сами.

Порядок оформления и выдачи копии ТК для банков ничем не отличается от предоставления ее в другие инстанции. Но сроки действия даже заверенных ксерокопий могут быть чрезвычайно малы. Государство этот момент не регулирует.

Качественно изготовленная копия ТК позволит избежать ненужных конфликтов в различных ситуациях. Заверением занимаются исключительно профессионалы, соответственно, возможные отклонения от законодательных правил минимальны.

Источник: https://OPrave.com/dokumenty/trudovaya/zaverit-kopiyu.html

Как правильно заверять копию трудовой книжки образец

Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса. Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. ТК).

 Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно.

Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.

Обратите внимание

В то же время выдавать книжку на руки до момента увольнения нельзя (за исключением случаев, когда оригинал требуется для Пенсионного фонда). Следовательно, необходимо сделать копию.

► Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой книжки

Это может быть распечатанный скан документа или перенабранный и распечатанный текст, который заверяется. Копия трудовой может потребоваться во многих случаях: чаще всего для того чтобы получить в банке финансовый кредит либо подтвердить резюме, обосновать запрос на получение визы и т.д. Также она может потребоваться и самому работодателю, для расчета пособий.

Порядок оформления документа:

  • Если используется перепечатка, необходимо сверить наличие и точность реквизитов (серию и номер; ФИО сотрудника; дату рождения; образование; специальность; дату заведения).
  • Каждый лист маркируется пометкой «Копия верна». Это касается ситуаций копирования части книжки, если же она дублируется целиком – то достаточно заверить последнюю страницу.
  • Проставляются печати предприятия и подпись руководителя. Обратите внимание: печать ставится строго поверх текста и визы руководителя. Подписать нужно вручную, использование цифровой визы недопустимо. Возможен вариант, при котором подпись ставит уполномоченный работник. Это может быть главный бухгалтер, руководитель кадровой службы и т.д.
  • На последнем листе ставится замечание «Исполняет свои функциональные обязанности либо работает по настоящее время».
  • Прошивается документ, нить приклеивается на внутреннюю обложку последнего листа.
  •  Готовая копия помечается сведениями о том, сколько листов она содержит. Также ставятся дата заверения, подпись ответственного работника, указание его должности и ФИО,  печать.

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Важно отличать копию трудовой книжки от выписки, то есть копирования части сведений. Это понятие утверждено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), п. 7. В таком случае  достаточно обработать титульную страницу и лист с необходимыми сведениями. Далее выписка заверяется по тем же правилам.

Заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Источник: https://otkroybiznes.guru/rabota-s-kadrami/kak-pravilno-zaveryat-kopiyu-trudovoj-knizhki-obrazets.html

Ссылка на основную публикацию