Табель учета рабочего времени — образец заполнения и правила ведения

Ведение табеля учета рабочего времени работников в организациях :

Компании должны учитывать, какое количество времени фактически отрабатывают все сотрудники предприятия в течение дня или смены. Для этого требуется ведение табеля учета рабочего времени работников. Данный документ составляется по специальной форме.

Каждая компания и ИП должны заполнять эту документацию. Пользоваться для этого надо учетными бланками Т-12 и Т-13, разработанными Госкомстатом. Заполнять табель достаточно просто, но для этого должны учитываться некоторые правила и требования, чтобы отчет был корректным.

От его содержания зависит правильность расчета зарплаты работников предприятия.

Понятие документа

Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.

На основании данной формы руководство предприятия может выполнять разные действия:

• учитывать все отработанное время каждым сотрудником предприятия;
• контролировать соблюдение дисциплины на рабочем месте;
• отражать все явки и неявки сотрудников на работу;
• фиксировать факт опоздания каждого специалиста;
• обладать сведениями, позволяющими определить, насколько полно была выполнена работа специалистом в компании;
• пользоваться этой информацией для грамотного начисления зарплаты;
• вносить данные в статистические формы.

Наиболее часто используется этот документ сотрудниками бухгалтерского отдела, когда они рассчитывают оптимальную зарплату, премии и надбавки другим работникам предприятия.

Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для кадровой службы позволяет контролировать явки и опоздания.

Если выявляются нарушения, то привлекаются соответствующие сотрудники предприятия к ответственности, а также могут применяться разные виды дисциплинарного взыскания.

Нюансы использования документа

В НК содержится информация о том, что каждый человек, официально работающий в какой-либо компании, может при увольнении запрашивать табель учета совместно с другими документами, к которым относится и трудовая книжка. Эти сведения указываются в ст. 84.1 НК.

С 2013 года руководители предприятия при ведении табеля учета рабочего времени работников могут не пользоваться унифицированными формами, так как они были отменены. Но обычно специалисты предприятия пользуются именно этими документами. Образец ведения табеля учета рабочего времени располагается ниже.

Бланк, введенный Госкомстатом, считается удобным, поэтому его можно легко обрабатывать и изменять. Нередко он используется без каких-либо изменений.

Какие формы являются удобными?

Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. В них без труда можно внести разные корректировки. Выбор зависит от направления деятельности предприятия и количества должностей в компании.

Ведение табеля учета рабочего времени может осуществляться с использованием в качестве основы трех форм:

• Т-13. Обычно используется этот бланк компаниями, в которых устанавливается на входе турникет или другое оборудование, на основании которого в автоматическом режиме фиксируется, когда именно приходит на работу тот или иной специалист. Заполняется документация как ручным методом, так и с применением разных компьютерных программ.
• Т-12. Этот вариант представлен универсальным бланком. Он обычно заполняется специалистами предприятия вручную. В нем имеется дополнительный раздел, в который могут вноситься сведения о размере оплаты за выполненную работу.
• 0504421. Этот бланк считается специфическим, так как применяется только бюджетными организациями. Наиболее актуален среди учителей или преподавателей, работающих в разных образовательных учреждениях.

Каждый документ имеет свои особенности, поэтому заполняется специфическим образом.

Кто заполняет табель?

Специально в компании должен назначаться конкретный ответственный за ведение табеля учета рабочего времени. Обычно для этого выбирается работник кадровой службы или бухгалтерии. Для этого должен изначально издаваться приказ, на основании которого специалисту передаются соответствующие полномочия.

На самом табеле должны ставить подписи ответственный за ведение табеля учета рабочего времени и руководитель отдела кадров.

Не требуется в компании отдельно выделять должность для такого сотрудника, так как справиться с задачей может каждый человек, наделяемый руководством предприятия соответствующими полномочиями.

Обязанность ведения табеля учета рабочего времени передается на основании приказа. В нем указывается, какой именно сотрудник предприятия ответствен за ведение этого документа.

В трудовой договор выбранного специалиста надо внести отдельный пункт. В нем указывается, что гражданин наделяется конкретными полномочиями. Если данный процесс не будет выполнен, то специалист может отказаться от дополнительной работы.

Человек, выбранный для ведения табеля учета рабочего времени, должен вносить сведения в течение всего месяца, после чего документация передается руководителю отдела кадров. Директор отдела сверяет информацию с другими источниками, после чего подписывает форму. Она далее передается в бухгалтерию для расчета зарплаты каждому сотруднику предприятия.

Правила заполнения

Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми.

Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии.

На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.

К основным правилам заполнения документа относится следующее:

• изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
• заполняется документ только в одном экземпляре;
• допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
• у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
• подготавливать табель надо в начале нового месяца;
• в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
• указывается дата начала учета;
• в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
• основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
• обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
• столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
• напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
• если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
• сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
• если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.

Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.

Нюансы внесения разных сведений

Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:

• допускается увеличивать количество граф;
• вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
• у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
• за совместителями закрепляется два номера;
• указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
• в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
• если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
• указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.

Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.

Специфика для бюджетных организаций

Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.

К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:

• в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
• если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
• существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.

Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.

Какие применяются кодовые обозначения?

При заполнении этого документа требуется обладать сведениями о том, какие именно коды должны вноситься. Они состоят из цифр и букв. На титульном листе этого отчета имеется расшифровка всех кодов. Нередко требуется ввести дополнительные коды, для чего выпускается руководителем предприятия специальное положение о ведении табеля учета рабочего времени.

К основным кодам, используемым при заполнении этого табеля, относятся:

• продолжительность дневной смены – Я01;
• ночная работа – Н02;
• деятельность, которую приходится вести работникам в выходные или праздничные дни, – РВ03;
• выполнение сверхурочных заданий – С04;
• отправка специалиста в командировку – К06;
• оформление обязательного оплачиваемого отпуска – ОТ9;
• предоставление специалисту дополнительного оплачиваемого отпуска – ОД10;
• нахождение человека на больничном – Б19;
• оформление временной нетрудоспособности без оплаты – Т20.

Обычно стандартных кодов, введенных законодательно, хватает для грамотного заполнения документа.

Какие часто совершаются ошибки?

Существуют некоторые распространенные нарушения, которые приводят к появлению значимых ошибок в документе. К ним относятся:

• указываются только инициалы работников, а при этом отсутствует информация о занимаемой ими должности;
• праздники прописываются как рабочие дни;
• в предпраздничный день не отмечается, что сокращается рабочая смена на один час.

Если в компании работает гражданин по совместительству, то требуется много внимания уделять точной продолжительности его рабочего дня. Нередко специалисты отправляются в командировку, а при таких условиях просто используется код К06, поэтому не требуется указывать, какое количество часов работает сотрудник в день.

Как заполняется при сдельной оплате?

Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:

• оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
• в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
• допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
• в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
• отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.

Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.

Ответственность за ошибки

Конкретный специалист компании наделяется полномочиями вести табель, для чего работодатель издает соответствующий приказ. Он должен хорошо разобраться в том, как правильно заполнять таблицу.

Для упрощения процесса часто используется специальная программа для ведения табеля учета рабочего времени. В нее достаточно вносить в нужные строки актуальные данные, после чего документ распечатывается и подписывается.

При необходимости достаточно просто внести разные изменения.

Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

При выявлении полного отсутствия данного документа увеличивается штраф до 50 тыс. руб., причем взимается он с руководителя предприятия на основании положений ст. 5.27 КоАП.

Для предотвращения данной ситуации руководство компании должно следить за правильностью и своевременностью составления табеля.

Заключение

Таким образом, ведение табеля учета рабочего времени работников является обязательным для каждой организации. Данный процесс выполняется ответственным специалистом, наделяемым соответствующими полномочиями с помощью издания специального приказа руководителем предприятия.

Важно разобраться в правилах заполнения всех ячеек данного документа.

Если в нем имеются ошибки или он вовсе отсутствует в компании, то надзорные органы могут привлечь компанию к административной ответственности.

На основании сведений из табеля производится расчет оплаты труда специалистов. Оптимально для ведения документа пользоваться специальными компьютерными программами, упрощающими данный процесс.

Источник: https://BusinessMan.ru/vedenie-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-rabotnikov-v-organizatsiyah.html

Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2017 году

Учёт рабочего времени ведётся с помощью табеля. По этому документу можно определить количество отработанных часов, нормативы рабочего времени, заполнить бухгалтерскую документацию. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей заводить на каждого сотрудника такой документ и заполнять его по мере работы. Существует инструкция заполнения и образцы табеля учёта на 2017 год.

Форма и назначение учётного документа по Трудовому Кодексу РФ

Табель необходим для фиксирования рабочих часов сотрудника. Различают две унифицированные формы учётного документа: Т12 и Т13. Также допускается разработка собственных форм в пределах компании. Это основа для начисления заработной платы.

Применяются для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

Основные функции табеля:

1. Ежедневный учёт отработанного времени. Контроль соблюдения требований действующего трудового права.
2. Фиксирование данных о рабочем времени каждого трудящегося.

В соответствии с количеством рабочих часов начисляется заработная плата и составляется отчёт для отдела статистики.

Штрафы: кто несёт ответственность

За отсутствие этого документа предприятие может быть привлечено к административной ответственности. В такой ситуации ответственному должностному лицу грозит увольнение.

Если на предприятии не выделили время, чтобы оформить табель, трудовая инспекция назначит штраф 10 000 р. Если табель заполнен, могут учитываться ошибки. Некорректный документ подлежит исправлению.

За нарушение регламента заполнения назначают штраф в сумме до 50 000 р. Возможно также административное наказание. Эта мера принуждает предприятие простоять без работы до 90 дней.

Способы заполнения табеля трудового времени

Присутствие или отсутствие на рабочем месте каждого штатного работника фиксируется методом сплошной регистрации. Такой подход используется, если количество отработанных часов в разные дни отличается.

Пример использования метода сплошной регистрации

Если количество рабочих дней неизменно, то применяется второй метод. С помощью этого подхода можно регистрировать отклонения: неявки, сверхурочная работа, опоздания.

Учёт рабочего времени наряду с опозданиями, неявками и сверхурочными часами

Титульный лист

Вид и содержание титульного листа не зависит от формы табеля. Если используется форма Т-13, часть реквизитов может заполняться автоматически. Например, ФИО сотрудника, его должность, табельный номер и прочие сведения.

Такая информация подставляется автоматически при условии заполнения табеля с помощью специализированных программ на ПК.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

На титульном листе нужно заполнить сведения о компании, структурном подразделении

Правильный образец: как оформить документ

Рассматриваемый учётный документ готовится в одном экземпляре. Используется для ведения бизнеса, в том числе ИП.

По истечении месяца табель подписывают руководители всех уровней (главный и начальник отдела или сектора), а также ответственный работник-кадровик. После оформления табель направляется в бухгалтерию.

Используется на предприятиях, являющихся частной собственностью

На государственных предприятиях/учреждениях используют форму 0504421. Это документ, где фиксируются отклонения в использовании рабочих часов. Формируется за два дня до наступления периода учёта. Все отклонения в конце месяца нужно суммировать и передать в бухгалтерию.

Табель учёта использования рабочего времени применяется в бюджетных организациях

Как заполнить электронный аналог

Табель может составляться в интерфейсе специализированной программы. Самый простой вариант — таблица Excel. Также существуют интегрированные решения на базе информационной системы предприятия.

Заполняется отчёт автоматически на основе данных о работе. Такую форму табеля легче корректировать.

Учёт рабочего времени можно автоматизировать частично с помощью формул

Как заполнить табель учёта рабочего времени — видео

Сдельная система предполагает начисление оплаты труда в зависимости от объёма выполненной работы. Для этого ведётся табель учёта рабочего времени и учёт выработки по каждому сотруднику.

Особенности учёта при сдельной оплате:

1. Труд может измеряться в часах. Например, работа учителей, преподавателей, водителей и др. В такой ситуации в табеле указывают время работы.
2. В остальных случаях ставится отметка «Я» или «01». Последняя строка документа не заполняется.
3. Праздничные дни оплачиваются отдельно. Размер выплаты описывается в коллективном договоре.

Расшифровка условных обозначений и кодов: «ночные», выход вместо отгула и пр

Применяются кодовые обозначения, установленные Госкомстатом РФ по форме Т12. Расшифровка описана на титульном листе образца.

• Я — работа в дневное время;
• В — работа в праздники и выходные;
• Н — ночная смена;
• РВ — присутствие на рабочем месте в выходной день;
• С — сверхурочная работа;
• Б — дни временной потери трудоспособности (больничный лист);
• К — дни в командировке;
• ОТ — дни планового отпуска;
• ОЗ — отпуск за свой счёт;
• У — отпуск на обучение в учебном заведении;
• НН или ЗО — отсутствие на работе по неизвестным причинам;
• ПР — прогулы. Не путать с отгулом, который можно утверждать с руководством официально.

При необходимости, когда недостаточно указанных выше кодов, допускается разработка на предприятии дополнительных обозначений.

Табель необходимо заполнять с учётом законных требований. Ошибки и неточности исключены. Наиболее часто встречаются следующие погрешности:

1. Не указана должность сотрудника. Недостаточно указать только ФИО, нужно обязательно занести в графу наименование занимаемой позиции в компании.
2. Выходной или праздничный день ошибочно обозначен как рабочий.
3. Некорректная длительность предпраздничного дня. Такой рабочий день обычно сокращён. Необходимо вместо 8 часов отмечать 7.

Как должно учитываться совмещение должностей

Учёт времени работника-совместителя имеет некоторые особенности. Отмечается фактическое время отработки. Протяжённость работы за день отмечается в табеле Т12 в строке внизу, в графах 4 и 6, или в Т13 во 2 и 4 строках. При внутреннем совместительстве время работы отражается отдельно по каждой занимаемой работником должности.

Стандартная форма для заполнения табеля учёта работы командированного

Отработанное время командированных фиксируется в табеле формы Т12. В графе ставится буквенное обозначение «К» или цифровое «06». Отмечаются только дни, часы не конкретизируются.

Правило использования разных форм табеля

На основании ст. 7 и 9, компания, занимающаяся коммерческой деятельностью, может разрабатывать дополнительные формы фиксации рабочего времени, более приемлемые для специфики предприятия. Бюджетные организации предпочитают следующие формы табельного учёта:

1. Табель для расчёта зарплаты (Ф №0504421).
2. Учёт, предназначенный для последующей автоматической обработки информации (Ф №0301008).

Формы Т12 и Т13 имеют идентичные реквизиты согласно инструкции по составлению табельного учёта.

Как должен составляться отчёт: регламент

Документ заполняется следующим образом:

1. Вверху заполняется наименование предприятия или учреждения, а также отдела или сектора (если есть необходимость).
2. Заполняется точная дата составления документа и его номер.
3. В графу «Отчётный период» заносятся данные за все дни данного срока.
4. В 1 разделе ставится порядковый номер.
5. 2 и 3 графы заполняются сведениями о штатных сотрудниках на основании их личных карточек.
6. В 4 и 6 колонки вносятся коды, соответствующие затратам времени, отработанного за каждый рабочий день учётного периода.
7. 5 и 7 графы предназначены для получения промежуточных результатов за полмесяца: ячейка вверху заполняется количеством фактических рабочих дней, внизу — отработанные часы. Это позволяет сделать предварительный анализ.
8. Графы с 8 по 17 заполняются по истечении месяца.
9. Число отработанных дней и часов заносится в 14 и 16 графы.
10. Причина возможной неявки отмечается соответствующим кодом в 15 графе.
11. 17 графа служит для отражения количества нерабочих дней (выходных и праздников).
12. Следующие графы (вторая часть табеля) с 1 по 55 графу заполняют бухгалтерские работники.

Ответственность за ведение и утверждение

В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.

По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.

Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.

Образец приказа о назначении ответственных за ведение табеля учёта рабочего времени

Если численность штата в организации составляет от 1 до 5 человек, отдельная должность по ведению табеля не предусматривается. Не всегда целесообразно поручать обязанности табельщика одному из сотрудников.

Иногда допускается совмещение обязанностей.

Ответственность за осуществление табельного учёта иногда поручается бухгалтеру или секретарю.

Как вести учёт времени

В компаниях с большой численностью штата применяются следующие варианты ведения учёта:

1. Централизованное проведение табелирования. На предприятии выделяется несколько работников-табельщиков, основные обязанности которых заключаются в проведении табельного учёта отработанного времени каждого сотрудника.
2. Децентрализованное. В этом случае каждое подразделение компании имеет своего табельщика. Подписывать табель может начальник структурного подразделения. Это право осуществляется по доверенности от руководителя либо утверждается соответствующим приказом.

Специфика работы предприятия часто не позволяет передавать право подписи главного руководителя начальнику структурного подразделения. Это провоцирует нарушение трудового законодательства, которое может быть обнаружено при проверке контролирующими органами.

Рекомендация: перед делегированием полномочий следует убедиться, что учредительные документы компании не запрещают подобную передачу. Если ограничения существуют, право подписи останется за руководителем головного предприятия.

«Командировочный» учёт: как учитывать рабочие часы, если сотрудник в командировке

Проконтролировать работу сотрудника, находящегося в другом городе, невозможно. Однозначных требований к учёту времени трудовое право не предъявляет. В подобных случаях рекомендуется самому сотруднику вести учёт собственного рабочего времени.

Составление учётного документа — это дополнительная обязанность, которая должна фиксироваться в должностной инструкции. За выполнение этого задания полагается доплата.

Здесь должен сработать моральный аспект. Работник должен быть честным и не допускать приписок рабочего времени. Насколько он правдив, сможет определить руководитель. Оцениваются результаты работы сотрудника и степень его эффективности.

В табеле учёта рабочего времени обязательно отмечают пребывание сотрудника в командировке

Как долго может храниться документ, в т.ч. на вредных предприятиях

На основании п.281 Перечня документов о деятельности предприятия, табель учёта рабочего времени подлежит хранению не менее одного года.

С другой стороны, этот документ является основанием для начисления налогов. Такие «бумаги» хранятся до четырёх лет согласно кодексу (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).

Кроме того, табель является первичным документом для платы труда. А значит, его следует хранить не менее пяти лет (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Таким образом, табель хранится не менее 5 лет.

Табель учёта рабочего времени содержит основные сведения, которые используются для расчёта и начисления зарплаты.

Каждая графа, в которую заносится то или иное условное обозначение, должна иметь документальное подтверждение (приказ, лист временной нетрудоспособности, различные справки, уведомления, удостоверения).

Чтобы избежать ошибок при заполнении, ответственный за ведение учётного документа должен быть предельно внимательным, иметь специальные знания. Грамотное ведение табеля обеспечивает правильное начисление зарплаты сотрудникам. Это исключает трудовые споры и штрафы.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/vedenie-tabelya-uchyota-rabochego-vremeni.html

Табель учета рабочего времени форма T-13, примеры и особенности заполнения

Для фиксации и наличия сотрудников организации или предпринимателя на производстве ежедневно используется табель учета рабочего времени по форме Т-13, а в случае их отсутствия устанавливается причина, которая также отражается в документе. Используется работниками кадровой службы или бухгалтерии на основании данных о присутствии сотрудников, подаваемые руководителем.  Ниже выложены формы для скачивания.

Общие понятия

Табель учета рабочего времени один из главных документов, на основании которого формируется заработная плата сотрудников, особенно тех, у кого она начисляется за фактически отработанные часы. В документе фиксируется информация о присутствии сотрудников на производстве, командировках, отпусках, больничных, в том числе и факт неявки на рабочее место и прогулы.

По хорошему табель нужно составить и подать в бухгалтерию 2 раза в месяц, один за первую половину месяца для начисления аванса, а другой – для расчета основной части. Не все это делают, но при расчете аванса все же есть тонкости, если даже окладная часть зарплаты рассчитывается исходя из фактически отработанного времени.

О порядке расчета аванса и определении его размера можно почитать, перейдя по ссылкам.

 Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать онлайн бесплатно в excel файл (форма Т-12).
Табель учета рабочего времени скачать (форма Т-13).

Заполнение формы

Табель ведет уполномоченное на это лицом и подается в бухгалтерию. Существует два способа заполнения:

• Вариант № 1 – Ведомость заполняется ежедневно, в ней отмечаются все явки и неявки сотрудников.
• Вариант №2 – Заполняются лишь отклонения от нормы, т.е. фиксируются только неявки, опоздания и т.п.

Таблица основных кодов для заполнения бланка табеля рабочего времени

Событие	Буквенный код	Цифровой код
Посещаемость сотрудника на производство, рабочий день	Я	01
Выходные и праздничные дни, если расписание 5/2, то это обычно суббота и воскресенье, график плавающий, то в соответствии с графиком	В	26
Ежегодный оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Отпуск, предоставляемый по случаю беременности и родам	Р	14
Отпуск, предоставляемый сотруднику по уходу за ребенком не достигшим 3-х лет	ОЖ	15
Отпуск за свой счет, без сохранения зарплаты	ДО	16
Командировка по служебным делам	К	06
Неявки, по которым обстоятельства не установлены, проставляется до выяснения	НН	30
Больничный	Б	19

Основный коды по оплате труда

• 2000 ставится в случае выплаты зарплаты и командировочных.
• 2012 – при выплате отпускных.
• 2030 – выплата больничного.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения

Особых трудностей при заполнении табеля у вас не возникнет, это весьма просто, необходимо лишь знать коды и данные сотрудника. Делается это как в примере, который заполнен по Варианту №1, Вариант №2 будет написан также, только коды явки проставляться не будут, вместо них – пустые клетки, заполнены выходные и отклонения, а еще сумма отработанного времени.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, а в столбце 2 – ФИО сотрудника и его должность.

В графе 3 вносится табельный номер.

В графе 4 вносятся данные по месяцу, используя буквенные коды по каждому работнику. Для этого в верхней клетке ставится буквенный код, а в нижней количество отработанного времени, при графике 5/2, это будет 8-ми часовой рабочий день. Расчет делается за первую половину месяца и за вторую, данные записываются в Графу 5, а итоговые – в Колонку 6.

В графе 7 вносится код оплаты, в графе 8 – счет бухгалтерского учета, на котором отражаются затраты по заработной платы, в данном случае указан 44 счет, но может быть и другие счета, в зависимости от системы разнесения затрат.

В графах 10-13 вносятся данные о неявках сотрудника.

Возможные нестандартные ситуации при заполнении формы

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник болел в период учетного ежегодного отпуска и принес больничный лист, то необходимо проставить в табеле (Б) за указанные дни вместо отпуска (ОТ), а отпуск продлевается на время больничного.

Если сотрудник не вернулся с отпуска, а заболел, то в дни его неявки временно ставится (НН), а при предъявлении подтверждающих документов меняется на (Б).

Оформление праздничных дней во время отпуска сотрудника

Если сотрудник берет отпуск, а в тот период в соответствии с производственным календарем праздничные дни, то необходимо проставить (В) в праздничный день. Скажем, если сотрудник находится в отпуске с 10 по 17 июня, а 12 июня – праздничный день, что код (ОТ) в этот день заменяем на (В). Такой день не будет входить в период оплачиваемого отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы

В соответствии с законодательством у сотрудника могут возникнуть разные причины:

• “ДО” – В случае отпуска по семейным обстоятельства, который предоставлен с разрешения руководства.
• “ОЗ” – Отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, в соответствии с ТК РФ, к примеру, в случае свадьбы.
• “ДБ” – если сотрудник берет отпуск без сохранения зарплаты, который предусмотрен отраслевым решением или коллективным договором.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Возможно, вам также будет полезно

Порядок принятия сотрудника на работу по шагам от А до Я.
Ответственность работодателя по задержке зарплаты.

Источник: https://infportal.ru/doc/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-forma-t-13.html

Табель учета рабочего времени — алгоритм заполнения, форма

Законодательно предусмотрено, что любой работодатель в обязательном порядке должен вестиопределенную документацию, в том числе и табель учета использования рабочего времени. Заполняться бланк должен ответственными лицами, официально предусмотренными соответствующим приказом.

Предназначение табеля

Законодательством предусмотрено, что журнал учета рабочего времени сотрудников должен вестись в обязательном порядке, независимо от типа предприятия, формы его собственности.

Если учет рабочего времени сотрудников отсутствует, то это считается административным нарушением и за него предполагается ответственность не только для работодателя и организации в целом, но и для тех лиц, которые по приказу являются ответственными за ведением данного документа.

Кроме того, ведение табеля учета рабочего времени необходимо также для того, чтобы контролировать порядок соблюдения законодательных норм в отношении того, какова должна быть продолжительность рабочего дня и недели.Учет рабочего времени персонала подлежит особому контролю при проведении проверок соответствующими государственными органами, поэтому данному моменту стоит уделить особое внимание.

Ответственные лица

Вести график учета рабочего времени может любой сотрудник предприятия, назначенный ответственным за данный вопрос. Предварительно им должен подписываться приказ о назначении, в противном случае требовать с него заполнение табеля учета рабочего времени работодатель не сможет.

Далее нужно строго определить кто подписывает табель учета рабочего времени. Обычно это делает ответственный за данный вопрос специалист по кадрам. Перед тем как подписать он должен проверить все внесенные в календарь данные, а затем передать подписанный бланк в бухгалтерию.

Так как положение о табельном учете рабочего времени четко не оговаривает кто должен вести календарь эти обязанности в небольших компаниях выполняют специалисты по кадрам. Но при этом режим и учет рабочего времени по решению работодателя может вестись кем-угодно. Главное – в приказе указать данные и должность того работника,  который будет ответственным за календарь СУРВ.

Правила заполнения

Существует строгая форма, как должен выглядеть бланк табель учета рабочего времени на 2018 год.Как заполнить табель учета рабочего времени также предусматривается правилами ведения деловой документации.

Рекомендуется вначале найти образец заполнения как должен выглядеть календарь, а затем уже начинать работать с ним. Рассчитано, что работодатель берет чистый бланк и затем уже просто вносит туда информацию.

Предполагается, что табель учета рабочего времени 2018 должен включать в себя данные о:

• отработанном времени (количество часов нужно заполнять ежедневно);
• нарушениях (прогулы, опоздания);
• переработки, сверхурочные;
• правомерное отсутствие работника (отгул, отпуск).

Виды учета рабочего времени предполагают внесение информации об отработках, предусмотренных правилами (стандартный служебный график). Таким образом учитывается суммированный период работы и предполагаемый отпуск. С другой стороны,программа учета рабочего времени может фиксировать любые отклонения от нормы (контроль по прогулам, опозданиям), предусмотренной предварительным графиком.

Стандартный табель учета рабочего времени скачать можно легко на нашем сайте. При этом если форма Т 13 является применимой лишь для тех компаний, где на входе имеет турникет, который фиксирует каждый вход или выход работника, то форма Т 12 будет стандартной для всех организаций.

Табель учета рабочего времени (форма) — скачать

ФормаТ 13 табель учета рабочего времени имеет важный недостаток перед Т 12 – там отсутствует Раздел 2, куда можно вносить информацию о том, каким образом происходит оплата труда работника.

То есть табель учета рабочего времени Т 13 подходит для тех компаний, где процесс автоматизирован, а табель учета рабочего времени бланк Т 12 предполагает заполнение полностью вручную. Формы Т 12 и Т 13 схожи в системе заполнения. Имеется специальный код – буква, обозначающая конкретное событие (отсутствовал, отработал полный день).

Также журнал учета рабочего времени образец содержит информацию и об особенностях оплаты труда, предусмотренных для работника. В таком случае по данному работнику фиксируется информация о том, какие образом произведены выплаты (оплата больничного, выдача зарплаты и т.д.).

Нюансы ведения табеля и нововведения

На данный момент все более популярным становится автоматизированный учет рабочего времени. Программа табель учета рабочего времени может быть самой разной, предлагаемой различными компьютерными компаниями.

Основная задача при этом – максимальная автоматизация процесса. Изначально при приеме на работу происходит регистрация работника в системе и скачивание его основных данных.

Далее автоматизировать процесс помогает биометрия – ведется учет рабочего времени по отпечатку пальца.

Но, с другой стороны, в этом и основной недостаток – в автоматический учет рабочего времени довольно сложно вносить какие-либо корректировки.

Таким образомпрограмма учета рабочего времени проверяется контролирующими органами в своем первоначальном виде и тогда при наличии существенных причин нарушения трудовой дисциплины необходимо объяснять каждое недоразумение, так как биометрическая система учета рабочего времени не позволяет полностью удалить информацию об отсутствии на работе.

Законодательством четко предусмотрен срок хранения табеля учета рабочего времени – 5 лет с того момента как документ начал вестись.

Данные в документ в обязательном порядке должны вноситься ежедневно по факту отработки сотрудником положенного времени.

Ответственное лицо при этом должно четко понимать в какой ситуации какие будут требования к заполнению документа.

Это объясняется прежде всего тем, что процесс ведения бланка в той или иной ситуации может существенно отличаться и иметь целый ряд дополнительных особых нюансов, на которые стоит обращать внимание.

Итак, к данному процессу важно подходить со всей ответственностью.

Это связано прежде всего с тем, что именно данный документ является основным подтверждением при решении любых трудовых споров в судебном порядке и поэтому заполненный документ будет являться основным доказательством и аргументов. Вот почему так важно четко указать всю информацию с соблюдением всех требований законодательства.

Источник: https://trud.expert/rabochee-vremya/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Табель учета рабочего времени: образец заполнения и чистый бланк

Каждому кадровому работнику известно, что заполнять документы нужно четко и без ошибок. К несчастью, их не всегда заполняют правильно. Часто это происходит из-за недостатка нужной информации. В этой статье мы рассмотрим правила заполнения табеля учета рабочего времени и предоставим возможность скачать чистый бланк.

Табель учета рабочего времени

Каждая компания, которая использует труд наемных работников, учитывает их рабочее время. Для этого применяется специальный бланк.

Табель учёта рабочего времени — это документ, в котором содержится информация о трудовых днях каждого сотрудника предприятия, днях пропуска работы по разным причинам. Зарплата начисляется на основании этого документа. С его помощью контролируется трудовая дисциплина, продолжительность рабочей недели, сверхурочная работа.

Основным документом, который запрашивает проверка, пришедшая на предприятие, и есть данный табель. Он должен быть всегда правильно заполнен.<\p>

Основные формы

Существуют две часто используемые формы этого табеля:
• Т-12
• и Т-13.

Т-12 — многофункциональный вариант. А форма Т-13 табеля учета рабочего времени применяется, если организация использует автоматическую систему контроля выхода-невыхода на работу (турникет). Данные заносят в форму с помощью компьютера.

У формы Т-12 имеются два раздела. Если организация ведет учет времени и расчет по зарплате отдельно, то заполнять можно только первый раздел, который будет как самостоятельный документ.

Заполнение

Далее мы рассмотрим, как правильно заполнять и кто подписывает табель учета рабочего времени.

Кто заполняет, кто подписывает

Для оформления и составления табеля учета рабочего времени выбирается ответственный человек, в основном это бухгалтер по зарплате или кадровик. Если предприятие имеет несколько подразделений, и одному человеку трудно вести учет, то разрешается в каждом отделе назначить надежных людей по табелированию рабочего времени.

После того как все отделы сдадут табеля, все данные будут сводить в один документ и передавать в бухгалтерию. Если в должностной инструкции функция по заполнению табеля не зафиксирована, нужно издать приказ.

Когда табель заполнен, сотрудник, который отвечает за него, должен обозначить свою должность и поставить подпись с расшифровкой в определенных ячейках. Утверждает документ начальник структурного подразделения или директор организации. Они также указывают должность, и ставят подпись. В конце ставится дата заполнения табеля.

Если закрытый табель потерялся, его можно восстановить, используя объяснительные, больничные листы, информацию о командировках и все, что может подтвердить присутствие или отсутствие человека на работе.

Основные способы заполнения

Ведение табеля учета рабочего времени происходит в течение всего месяца, отмечая явки и неявки работников. В конце подводят итоги по количеству отработанных дней. Явки и неявки отмечают методом непрерывной регистрации.

Это значит, что за каждое число месяца в подходящей ячейке ставится обозначение —явка или неявка по неизвестным причинам.<\p>

Разрешается не отмечать явки, а только фиксировать отклонения от графика.

Если в течение месяца отклонений от графика работы не было, то в документе будут указаны только итоги о результате работы, а другие клетки будут пустыми.<\p>

Рассмотрим порядок заполнения табеля учета рабочего времени на форме Т-13.

В Т-13 для обозначения явок и неявок выделена отдельная строка для каждого сотрудника. Во второй и третьей графе нужно указать фамилию и инициалы, табельный номер и его должность. В четвертой отмечаются явки на работу и пропуски.

У каждого календарного дня есть своя клетка. В верхней части клетки — кодовое обозначение, а ниже отмечается количество отработанного времени. Если учет времени происходит в днях, то нижняя клетка не заполняется.

В седьмой графе прописываются именно эти данные, их учитывают при расчете зарплаты.

Примеры кодов вида оплаты труда в табеле учета рабочего времени:
• 2000 — оплата труда и командировочных;
• 2300 — оплата больничного;
• 2012 — оплата отпуска и др.

В восьмой графе пишется корреспондирующий счет, а в девятой —количество времени по каждому виду оплаты.
В остальные графы записывают данные о причинах неявки или опоздания на работу.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

В бюджетных организациях пользуются формой №0504421, которая утверждена приказом Минфина РФ от 15 декабря 2010 г. № 173н.
В этом табеле отображается особенность работы бюджетных организаций.

Ведется эта форма так же, как Т-12 и Т-13:
• в едином экземпляре;
• открывают за три дня до начала нового расчетного периода;
• используют без изменений типовой формы.

Образец заполнения формы № 0504421 смотрите ниже.

Таблица имеет несколько отличий. В шапке нужно указать не только название организации, период ведения, структурное подразделение, а еще и его цифровой вид. Если в табеле не внесены изменения, то его называют первичным и отмечают в этой графе как «0». С каждым следующим исправлением указывается номер изменения по порядку.

В первых четырех графах вписываются инициалы, должность сотрудников и их табельный номер. Следующие графы заполняют в течение периода. В верхней части указывают отклонения от рабочего графика в часах, а в нижней — обозначение причины. В 20 графе пишут промежуточный итог, а в 37 — месячный.

В этой форме никаких специальных расчетов не предусмотрено. После окончания расчетного периода табель передают в бухгалтерию, и на его основании рассчитывают зарплату для сотрудников бюджетной организации.

Исправления в табеле запрещены.<\p>

Общепринятые кодовые обозначения при заполнении документа

В таблице указаны буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Условные обозначения	Буквенный код	Цифровой код
Продолжительность дневной работы	Я	01
Продолжительность ночной работы	Н	02
Продолжительность работы в выходные дни и праздники	РВ	03
Работа сверхурочно	С	04
Работа вахтовым методом	ВМ	05
Командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другом регионе	ПМ	08
Основной ежегодный отпуск с оплатой	ОТ	09
Дополнительный ежегодный отпуск с оплатой	ОД	10
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, при этом сохраняя средний заработок работникам, совмещающим работу с учёбой	У	11
Сокращённая продолжительность рабочего времени для тех, кто обучается без отрыва от работы с частичным сохранением зарплаты	УВ	12
Дополнительный отпуск, связанный с обучением, не сохраняя зарплату	УД	13
Отпуск во время беременности и родов	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет	ОЖ	15
Отпуск, который разрешил работодатель, не сохраняя зарплату	ДО	16
Отпуск без зарплаты при условиях, которые предусмотрены законодательством РФ	ОЗ	17
Дополнительный ежегодный отпуск, без зарплаты	ДБ	18
Временная нетрудоспособность с выплатой пособия	Б	19
Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством	Т	20
Сокращённое рабочее время в случаях, которые предусмотрены законодательством	ЛЧ	21
Время необходимого прогула, если признали увольнение, или перевели на другую работу, или отстранили от работы с восстановлением на предыдущей работе	ПВ	22
Неявки, во время которых исполняются государственные или общественные обязанности	Г	23
Прогулы (без уважительных причин)	ПР	24
Длительность работы в режиме неполного рабочего дня по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством	НС	25
Выходные дни и праздничные нерабочие дни	В	26
Выходные дни дополнительные (оплачиваются)	ОВ	27
Выходные дни дополнительные (без зарплаты)	НВ	28
Забастовка (при условиях, которые предусмотрены законом)	ЗБ	29
Неявки по неизвестным причинам (пока не выяснятся обстоятельства)	НН	30
Время простоя, если виноват работодатель	РП	31
Простой по причинам, которые не зависят ни от работодателя ни от работника	НП	32
Простой, если виноват работник	ВП	33
Оплачиваемое отстранение от работы в соответствии с законодательством	НО	34
Неоплачиваемое отстранение от работы по причинам, которые предусмотрены законодательством	НБ	35
Временная остановка работы, если задерживают зарплату	НЗ	36

Как обозначается отпуск

Разные виды отпусков имеют соответствующие обозначения.

По графику
Ежегодный основной отпуск в данном документе обозначается ОТ или 09. А отпуск дополнительный имеет код ОД.

За свой счет
Какой код отпуска за свой счет проставлять зависит от того, какая причина была у сотрудника, чтобы его взять. Если по семейным обстоятельствам и работодатель дал согласие — ДО.

Если предприятие обязано предоставить отпуск по Трудовому договору, то в табеле ставят ОЗ.<\p>

Учебный
Если сотрудник находится в учебном оплачиваемом отпуске, в документе ставится отметка У или 16. В графе учета обозначается начало отпуска и его окончание.

Дополнительный учебный отпуск, в котором зарплата не сохраняется, отмечают кодом УД или 18.

По беременности и родам
Женщине, находящейся в отпуске во время беременности и родов в документе ставят код Р или 14.

По уходу за ребенком
Женщине, которая находится дома и ухаживает за ребенком до трех лет, в документе ежемесячно ставят ОЖ или 15.

Нюансы

На сотрудника при его увольнении нужно заполнить дополнительный лист, который в конце месяца прикладывается к основному документу и делается заметка об увольнении.

Неявка сотрудника на работу
Когда работник не явился на работу по неизвестным причинам, то прогул в четвертой графе табеля имеет обозначение НН или 30. После подтверждения сотрудником причины невыхода, код НН исправляют на другой, который соответствует причине неявки.

Болезнь во время отпуска
При болезни сотрудника во время ежегодного отпуска и наличии у него больничного листа, в документе вместо ОТ ставят Б. И работнику продлевают отпуск на время его болезни.

Праздник во течении отпуска
Бывает так, что во время отпуска выпадают календарные праздничные дни. В таком случае они не входят в отпуск. В табеле вместо ОТ ставят В.

Ответственность за отсутствие табеля

Некоторые считают, что табель вести необязательно. Бухгалтера считают, что табель нужен только на крупных фирмах, где работает много людей. А на маленьких предприятиях рабочее время учитывают с помощью расписания, больничных листов и по памяти бухгалтера. Такое мнение присутствует из-за недостаточных проверок Гоструда.

<\p>

Отсутствие данного документа — нарушение законодательства. В ходе проверки инспектор обяжет руководителя вести табель, возможно, будет составлен протокол о правонарушении с наложением штрафа.<\p>

Табельный учет необходим для того, чтобы анализировать и контролировать как используется рабочее время и состояние трудовой дисциплины.

<\p>

Посмотрите видео: составление табеля рабочего времени в 1С Предприятие.

Скачать чистый бланк

Скачать чистый бланк табеля учета рабочего времени можно здесь.

Образец заполнения

Образец заполнения табеля смотрите по ссылке.

Как правильно сшивать и хранить табель учета рабочего времени и другие документы смотрите отдельную статью.
 
Что нужно знать о ведении трудовых книжек.
 

Источник: http://svoedelo-kak.ru/kadry/deloproizvodstvo/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html