Выписка из штатного расписания — образец и нюансы оформления

Выписка из штатного расписания

Штатным расписанием называется документ внутреннего пользования, в котором приведена информация о количестве сотрудников организации, а также прописаны их ставки и суммы заработной платы.

Составляется оно ежегодно и утверждается официальным приказом. Выписка из штатного расписания делается в случае нецелесообразности копирования всего документа и должна точно воспроизводить соответствующую его часть.

Существуют также определенные требования к порядку ее составления.

Форма выписки из штатного расписания не регламентирована никакими актами или положениями. Так что при ее составлении необходимо руководствоваться непосредственными требованиями к составлению штатного расписания, а также общими правилами оформления выписок. Пошаговая инструкция по составлению выписки из штатного расписания выглядит так:

  • В выписке точно воспроизводятся реквизиты, обозначенные в штатном расписании, и только перед «именем» документа указывается слово «выписка».
  • Выписка непременно должна содержать на титульном листе дату составления с номером регистрации «материнского» документа, то есть штатного расписания. Номер и дата оформления самой выписки никому не интересны.
  • Подпись руководителя, который составляет штатное расписание и утверждает его, в выписке не ставится. На последней странице пишется лишь его должность, а также фамилия и инициалы.
  • Выписка из штатного расписания по юридической силе равна его копии. Легитимность ей придают печать организации и отметка (подпись) о заверении должностным лицом.

Выписка из штатного расписания по юридической силе равна его копии. Легитимность ей придают печать организации и отметка (подпись) о заверении должностным лицом.

По общепринятой практике, правила составления выписки прописываются в локальных актах, а оформляется она на бланке организации. Важный момент: документ, который предназначен исключительно для внутреннего пользования, печатью не заверяется.

Бывает, что выписка занимает сразу несколько листов. В такой ситуации совершенно не обязательно заверять каждый из них. Достаточно просто сшить листы и наклеить на обороте последнего листка бумаги (пломбу) с надписью, содержащей сведения о количестве скрепленных листов.

Естественно, пломбу нужно заверить печатью и подписью руководителя.

Кому может понадобиться данный документ?

Как правило, выписку чаще всего запрашивают сами сотрудники организации. Они имеют на это право согласно ст. 62 ТК РФ. Запрос, кстати, оформляется в письменной форме. Различные проверяющие органы (МВД, ОБЭП, Роспотребнадзор) также могут запросить выписку из штатного расписания для выяснения определенных нюансов деятельности организации.

Если выписка оформляется для конкретного сотрудника, то в ней должна содержаться информация, касающаяся исключительно этого человека. Ст. 88 ТК РФ защищает персональные данные работников и не допускает их передачу третьим лицам.

В том случае, если у организации имеются филиалы, штатное расписание составляется в главном офисе, а после выписки из него распространяются по дочерним подразделениям по почте или факсу. Образец выписки из штатного расписания вы найдете здесь.

Источник: https://zhazhda.biz/base/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya

Что такое выписка из штатного расписания и зачем она нужна

Штатное расписание (ШР) представляет собой официальный внутриорганизационный кадровый документ в единичном варианте, предназначенный для:

  • фиксации численности и структуры предприятия в виде действующих подразделений, расположенных, как правило, в иерархическом порядке;
  • количества имеющихся у работодателя должностей, которые исчисляется в штатных единицах;
  • соответствующая для каждой, отдельно занимаемой должности система оплаты труда или фиксированный оклад.

Необходимость в разработке штатного расписания для работодателя

Сумма численности должностей и общая сумма всех окладов подсчитывается на основании имеющихся штатных единиц и указанных к каждой должности заработной платы. Общая сумма закрепляется в самой нижней графе документа, именована словом «Итого».

Создание штатного расписания, выписки из него и изменение (дополнение) его структуры необходимо сопровождать соответствующим приказом.

Не смотря на то, что штатное расписание в нормативно-правовой базе имеет унифицированную форму и является удобным по своей форме организационно-распорядительным документом для качественной работы кадровика и бухгалтера по учету и выплате заработной платы, трудовым законодательством не предусмотрено обязательное наличие у работодателя данного структурированного источника информации по должностям и окладам.

На основании Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, была разработана наиболее удобная и популярная для применения кадровыми службами и бухгалтерией во многих организациях  форма заполнения штатного расписания № Т-3.

Обратите внимание

Но работодатель в праве разработать и иную, подходящую для него форму штатного расписания, так как в данном случае унифицированный шаблон носит исключительно рекомендательный характер, и разработан в качестве образца. Но его применение очень удобно в использовании, поэтому при составлении нового ШР игнорировать его не стоит.

Несмотря на диспозитивный характер закона по разработке ШР, пусть этот документ и не является обязательным, но объективная необходимость в его создании у каждого работодателя есть.

Не редко контролирующие органы перед плановой или во время внеплановой проверок запрашивают у кадрового работника или дирекции наличие штатного расписания на предприятии.

Совет:

Обратите внимание, что сведения об оплате труда, указанные в штатном расписании конкретной организации, должны совпадать и аналогично отражаться в условиях трудового договора, личной карте (Форма Т-2) и приказе о приеме на работу.

Если работник принимается на неполный рабочий день, то в приказе о приеме на работу должна быть указана штатная единица в размере 0,5 или 0,25 от должностного оклада.

Если работник числится совместителем, то необходимо производить подсчет и выплату заработной платы с учетом указанного оклада за 1 шт.ед.

, соответственно поделив его на 2 (умножить на 0,5), или на 4 (умножить на 0,25), в зависимости от условий характера работы (режима рабочего дня), прописанных в трудовом договоре.

Зачем нужна выписка из штатного расписания

При возникновении и последующем разрешении трудовых споров между работником и работодателем, госслужащие могут запросить по отдельной должности выписку из штатного расписания,если у них есть основание полагать, что выплаты заработной платы работнику осуществлялись в противоречии с должностным окладом, указанным в приказе о приеме на работу, трудовом договоре и самом штатном расписании.

Под выпиской из штатного расписания (ВШР) подразумевается часть основного документа (ШР), в котором  обязательно должна быть указана достоверная кадровая и бухгалтерская информация, не противоречащая ее первоначальному источнику.

Форма составления ВШР идентична действующему ШР, поэтому заполняется она в том же порядке, или же по аналогии действующего штатного расписания. Часто при составлении бланка ВШР для удобства применяют унифицированную форму Т-3.

Здесь вы можете скачать и ознакомиться с бланком формы Т-3  и Т-2.

Правила и порядок составления выписки

Выписка по основным правилам грамотного введения кадрового делопроизводства, должна включать в себя такие необходимые сведения, как:

  1. Регистрационный номер (закрепляется он обычно в регистрационном журнале введения приказов, или на специально разработанном регистрационном документе предприятия) действующего (единственного) штатного расписания, имеющего юридическую силу и даты его составления. В шапке документа необходимо указывать, что он является выпиской из ШР, а не основным источником бухгалтерской и кадровой информации по сотрудникам.
    Если раннее структура штатного расписания менялась, то советуем в дате выписки обязательно указывать дату последнего изменения ШР, на основании последнего приказа «О внесении изменений в ШР».
  2. Информация по конкретной(ых) запрашиваемой (ых) должности (ей), включающая в себя так же структуру (подразделение), должность, количество штатных единиц, сумму должностного оклада и подсчет общего итога в числовом виде (можно дополнительно использовать и текстовую пропись для обозначения общей суммы окладов и штатных единиц).
  3. Подтверждение достоверности ответственным должностным лицом информации, указанной в выписке за идентичность составления данного документа на основании действующего ШР (внизу основного текста необходимо указывать должность исполнителя, Ф.И.О., его подпись и печать организации). Если ВШР необходима для внутреннего пользования, то в печати или штампе необходимость пропадает.

Ответственным лицом за составление выписки штатного расписания является как правило сотрудник, в чьи обязанности на основании приказа или должностной инструкции входят хранение конфиденциальных данных сотрудников предприятия и непосредственная работа с кадровыми документами.

В крупных организациях и госструктурах таким лицом, как правило, является работник кадровой службы. В более мелких организациях на роль кадровика или выполнения кадровых обязанностей чаще всего назначается секретарь, бухгалтер или же сам директор фирмы.

Пример заполнения шапки ВШР:

Выписка из штатного расписания  ООО «СтройДом», ШР № 1-ОК от 12.01.2015 года,  согласовано и закреплено подписью генерального директора Ивановым И.И.

Важно

Сама по себе выписка идентична с юридической точки зрения копии основного документа, и может быть выдана заинтересованной стороне трудовых или гражданских правоотношений, по его письменному запросу в виде служебной записки, предварительно одобренной и завизированной руководителем.

Чаще всего, за получением ВШР могут обратиться:

  1. Работник для решения трудовых споров или по иным причинам, в соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ. Такой вид выписки включает в себя информацию исключительно по занимаемой должности конкретного работника, и не в коем случае не должна включать другие кадровые и бухгалтерские сведения, не относящиеся к данному работнику. Такое правило соблюдается в соответствии со статьей 88 ТК РФ, но основании которой данные сведения относятся к персональным данным, а работодатель является ответственным лицом за неразглашение личной информации сотрудников.
  2. Контролирующие (правоохранительные) органы. Как правило, к ним чаще всего относят Федеральную службу государственной Статистики, Федеральную налоговую службу, Инспекцию по охране труда, Пенсионный фонд, органы прокуратуры, суды и другие государственные и муниципальные структуры, которые в соответствии с действующим законодательством имеют право делать письменные запросы подобного характера.
  3. Специальные аккредитованные организации, с которыми крупные производственные, строительные и промышленные предприятия заключают гражданско-правовой договор по оказанию услуг в виде специальной оценки условий труда. Такие компании уполномочены давать итоговое заключение, поэтому для грамотного выполнения своих обязанностей, им запросто могут понадобиться сведения по должностным окладам работников.

В любом случае, ВШР представляет собой часть официального документа организации (действующего ШР), который носит исключительно конфиденциальный характер, хранение его должно соблюдаться по правилам действующего федерального закона «О персональных данных» и заполняется только на основании имеющегося (измененного или обновленного) штатного расписания.

Нормативная база РФ не ограничивает право работодателя в выдачи документа в виде ВШР при условии, если сие деяние не повлечет за собой правонарушение в виде незаконного разглашения личных данных работника.

ВШР также не может выдаваться запрашиваемому лицу в том случае, если на предприятии отсутствует его первоначальный источник, так как он по своему юридическому значению аналогичен заверенной копией основного документа.

Предлагаем вам посмотреть резюмирующее видео о том, как составить выписку из штатного расписания.

Источник: http://ZnayDelo.ru/personal/pravo/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya.html

Выписка из штатного расписания — скачать образец

Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.

Читайте также:  Как передать показания электросчетчика по лицевому счёту? как узнать сумму задолженности по адресу?

Понятие штатного расписания

Данный документальный акт содержит информацию о каждом сотруднике организации. Такие сведения отражают профессию интересующего трудящегося, его оклад или тарифную ставку, а также процент положенной надбавки.

Такой списочный документ не включает в себя конкретные Фамилии работников, поэтому дает возможность гарантировать не олицетворенный учет сотрудников.

В нем имеются данные о количестве трудящихся на предприятии, которые разбиты по профессиям, а также размеры их тарифов.

Дополнительные сведения консолидированной таблицы включает выдержка из расписания. Которая может формироваться в свободной форме, или на специально разработанном бланке формы «Т – 3».

Такая выписка может понадобиться трудящемуся или должностному лицу компании для предоставления:

  • подтверждения предоставляемых сведений в судебные инстанции, когда разбираются производственные конфликты;
  • в качестве ответа на соответствующие требования в налоговые учреждения, инспекции по труду, пенсионные фонды и фонды страхования от несчастных случаев на производстве. Такие случаи в основном возникают при проверке предприятия, когда необходимо выяснить соответствие фактического количества работников, расчету. А также для правильного подсчета трудового или страхового стажа;
  • в комиссию для участия в торговых конкурсах.

Из-за того, что в организации число трудящихся, и их заработная плата время от времени меняется, и становится не актуальной. То время действия штатного расписания составляет не больше одного года, а срок хранения в архиве учреждения не меньше пяти лет.

Формирование и подписание выдержки из списочного расписания

Выписка из расписания штата составляется и оформляется сотрудниками организации в чьи обязанности это входит. Помимо этого ответственные за формирование справки назначаются приказом руководителя и к ним относятся:

  • трудящийся отдела кадров. В его компетенцию входит грамотное указание наименований филиалов или подразделений организации, название должностей и профессий, которые необходимы на предприятии, а также их зарплаты;
  • бухгалтерский работник, который в свою очередь несет ответственность за точное написание предусмотренных окладов, тарифных ставок и дополнительных выплат.

Сформированную справку подписывает каждый ответственный сотрудник, который принимал участие в ее составлении. Поэтому подписи должны стоять бухгалтера и работника кадров, и утверждаться их ним вышестоящим начальством, то есть начальником кадрового отдела главным бухгалтером компании.

Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Гомкомстат) Российской Федерации №1 от 05 января 2004 года утверждена единая форма «Т – 3» выдержки из штатного расписания. Но законодательство разрешает руководителю организации менять на свое усмотрение содержание данной справки, или разработать личную форму, подходящую под условия конкретной компании.

Читайте также!  Новый отчет в Роструд для работодателей (письмо №858-ПР)

Для формирования выписки из списочного расписания, необходимо выполнить следующий порядок действий, и отобразить:

  • полное название организации и его филиала (если таковой имеется). Данные сведения необходимо разместить в верхней части документа по центру;
  • заглавие справки, то есть по центру напечатать крупными буквами словосочетание «выписка из штатного расписания»;
  • число, когда была сформирована выдержка;
  • дату и номер приказа, каким было утверждено списочное расписание;
  • дату вступления в действие и дату окончания срока действия справки;
  • главную часть. Предполагает точного копирования данных из исходного документального акта;
  • фамилии и инициалы ответственных лиц, которые формировали справку, а также их подписи.

Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю.

С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса».

Процесс получения такой выдержки является бесплатным.

Многие подразделения формируют справку без указания суммы оклада или тарифа. Это самая распространенная ошибка. Так как без указания, каких либо сведений предусмотренных Распоряжением Госкомстата выданная справка не будет иметь юридической силы.

Совет

Конкурсы среди различных предприятий на закупку всевозможного товара, производства работ или оказания услуг осуществляется для определения самого качественного, порядочного и дешевого субъекта хозяйствования.

Для участия в тендере нужно подготовить, и предоставить определенные документальные акты, которые включают в себя следующее:

  • справку с информацией о штатном расписании;
  • ксерокопии трудовых соглашений и конкретных трудовых книжек, которые в обязательном порядке должны быть заверены подписью нотариуса.

Эти бумаги предъявляются для подтверждения фактов того, что указанные работники трудятся в организации, которая желает участвовать в конкурсе, а также, что могут осуществить все требования выдвигаемые тендерной комиссией.

Для формирования выписки данного образца, необходимо в интернете скачать ее типовую форму, после чего внести необходимые изменения для каждого предприятия индивидуально.

Читайте также!  Производственная характеристика с места работы 2019: образец

Стандартная форма «Т – 3» обычно содержит такие сведения:

  • название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
  • номер справки и дата ее составления;
  • период, по который действует оригинал штатного расписания;
  • основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.

В основную часть выписки (столбцы) вносятся следующие сведения:

  • идентификационный шифр налогоплательщика;
  • наименование филиала или подразделения основной организации;
  • профессии и должности, существующие в подразделении, а также их категории и разряды;
  • общее число трудящихся, в том числе требующихся сотрудников, и работающих по совместительству;
  • общая сумма заработной платы за прошедшие месяца, которая включает оклады или тарифные ставки, плюс существующие надбавки и премии. При этом установленный размер оклада напрямую зависит от исполняемых должностных обязанностей, а надбавка является дополнительной суммой, которая выплачивается по результатам качества, безопасности и производительности труда;
  • дополнения и рекомендации, которые вносятся главой организации.

Здесь вы сможете скачать образец штатного расписания для ООО, заполненного по всем правилам.

Как правильно написать о внесении корректировок в расписание? Читайте тут.

Для чего нужна докладная записка, как ее оформить правильно и без ошибок? Читайте в нашем материале.

Подписание и заверка выдержки

Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.

Скачать образец выписки из штатного расписания

Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:

  • вписать в нижнюю часть документа словосочетание «копия вена» или слово «верно»;
  • рядом прописать фамилию, имя и отчество лица чьей подписью заверяется     справка;
  • указать должность, с полной ее расшифровкой;
  • поставить подпись ответственного лица, и заверить ее мокрой печатью предприятия;
  • если выписка содержит более одной странице, то на каждой обязательно должна стоять заверительная подпись.

Если соблюсти все нюансы и правила составления выписки из штатного расписания, то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.

Поэтому лица, составляющие штатное расписание и выписки к нему, обязаны с должным вниманием подходить к каждому пункту документа. Что в дальнейшем предостережет от неприятного общения с контролирующими службами.

Источник: https://vesbiz.ru/personal/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazec.html

Выписка из штатного расписания — бланк и образец заполнения, форма и примеры

Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов. Хотя отсутствует какой-либо единый и строгий порядок, на основании которого ведется документооборот, все равно требуется соблюдать определенные правила.

Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.

Что такое выписка из штатного расписания

Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.

Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:

  • состав штата организации;
  • структура кадров. Тут содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
  • количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
  • размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.

Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3  и получение выписки из такого расписания – смотрите тут:

Цели создания расписания

Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:

  • реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
  • разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
  • произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.

Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.

Когда и как делается выписка

Оригинал и копия выписки могут понадобиться в разных ситуациях, например:

  • требуется передать соответствующие данные в различные государственные учреждения, к которым относится ФНС или внебюджетные фонды. Какие отчисления должен осуществлять ИП во внебюджетные фонды – читайте здесь;
  • самому работнику по разным причинам нужна документация, например, он участвует в судебном процессе, поэтому выписка нужна для подтверждения определенных данных;
  • сотруднику организации необходимо составить заявление, для чего требуются данные содержащиеся в штатном расписании.

Важно! Руководство любой компании должно знать, что выдача любой документации работнику должна производиться по первому его требованию.

Для получения документа надо написать гражданину заявление, которое передается в отдел кадров компании или непосредственно руководству. На основании него выдается выписка.

Бланк выписки из штатного расписания.

Выдачей занимается определенный сотрудник компании, у которого имеются соответствующие полномочия, причем для этого руководитель фирмы пишет конкретный приказ. Обычно выбор падает на работника отдела кадров.

Что представляет собой приказ об утверждении штатного расписания и по каким правилам его составляют – узнайте по ссылке.

Сам процесс формирования выписки должен подчиняться определенным правилам:

  • вписываются основные данные из самого штатного расписания, а именно его номер и дата формирования;
  • подписывается выписка работником фирмы, который заполнял ее;
  • заверяется документ специалистом, обладающим соответствующими полномочиями, поэтому он ставит на нем подпись, что подтверждает верность внесенных сведений.
Читайте также:  Как оформить ипотеку в сбербанке на квартиру или дом с земельным участком?

Обычно на предприятиях используется стандартный бланк для создания выписок.

Кто может обратиться за выпиской

Запросить данный документ могут:

  • непосредственные работники организации;
  • ПФ;
  • ФНС или трудовая инспекция;
  • ФСС;
  • специалисты компании, которые занимаются участием в торгах или вступлением в СРО,

Если требуется документ работнику фирмы, то обычно это означает, что он участвует в судебных разбирательствах с фирмой. Разные государственные учреждения требуют эту документацию для проведения камеральных проверок.

Нередко требуется информация для фондов, чтобы определить, каков реальный стаж того или иного гражданина, что позволит правильно рассчитать страховые взносы.

Структура и порядок формирования документа

Структура считается простой, так как последовательно вносятся нужные сведения:

  • информация о фирме, а именно ОКПО и ОКУД;
  • название компании;
  • дата и номер выписки;
  • срок, в течение которого действительно штатное расписание;
  • ФИО работника, составляющего и утверждающего документ;
  • размер штата, причем желательно для этого пользоваться таблицей;
  • прописывается заработок каждого работника, его должности и иные особенности;
  • в конце документ заверяется.

Если точно следовать простым правилам составления документа, то он формируется оперативно и без ошибок. Для этого требуется только постоянно сверяться с информацией, имеющейся в первичных документах фирмы.

Образец заполнения выписки из штатного расписания.

Какие сведения вносятся в выписку

Чтобы грамотно составить документ, важно знать, какие данные вписываются в него в обязательном порядке. Для этого учитываются правила:

  • слева вверху непременно указывается название компании, причем не допускается пользоваться сокращенным вариантом, поэтому прописывается наименование полностью;
  • ниже пишется наименование документа, его номер и дата, когда он составляется;
  • вносятся сведения по расписанию, причем желательно прописывать краткую информацию;
  • ставится численность штата;
  • основной раздел выписки содержит таблицу, в которой имеется расписание штата;
  • если у фирмы открыто несколько подразделений, то в таблице отдельно вносятся данные о каждом филиале с указанием его кода;
  • во второй колонке таблицы прописываются специальности работников фирмы и их разряд;
  • третья колонка содержит количество сотрудников, занимающих конкретную должность;
  • в 4 столбце прописывается оклад работников;
  • в пятой графе указывается, получали ли сотрудники фирмы какие-либо дополнительные выплаты помимо зарплаты;
  • 6 столбик содержит полную заработную плату специалистов;
  • в последней графе имеются примечания;
  • в конце ставится подпись специалиста и руководителя отдела кадров.

Важно! Без указания окладов работников выписка будет недействительной. Готовая выписка передается работнику фирмы под роспись. После она заверяется главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Заключение

Таким образом, выписка из штатного расписания считается важным документом, который нередко требуется самим работникам или разным государственным учреждениям.

Она должна содержать нужную информацию обо всех работниках компании. Занимается ее составлением специалист, получивший соответствующие полномочия в результате создания приказа руководства. Как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание – читайте в статье по ссылке.

Как составить штатное расписание и соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/vypiska-iz-shtatnogo-raspisan.html

Выписка из штатного расписания – форма и образец

В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле. Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.

Что такое выписка из штатного расписания?

Выписка – это предоставление частичной информации из общего документа на отдельной бумаге. Как правило, делается по запросу.

Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных.

В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.

Выдержка из кадрового расписания необходима в случаях:

  • Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
  • Для налоговой;
  • При участии в тендерах;
  • Для вступления в Саморегулируемую организацию;
  • Документ необходим лично работнику;
  • Для судового процесса.

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, в который включают:

  • Шапку – наименование организации, ее полные реквизиты, для кого выдается;
  • Основная часть – в ней находятся запрашиваемые данные;
  • ФИО составлявшего.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.

Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.

В выдержке указывают следующую информацию:

  • Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации — ОКУД и ОКПО;
  • Его название, дата составления и регистрационный номер;
  • Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку — указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
  • Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.

Информация включает в себя:

  • Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
  • ФИО работника, его должность;
  • Разряд, категорию профессии или квалификацию;
  • Размер ставки (оклада) этого работника;
  • Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
  • Удержания, если таковые были;
  • Итоговая сумма к выплате (зарплата);
  • Последняя строка — это колонка для возможных примечаний.

В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.

Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников, например, по запросу для проверки в налоговую.

Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.

На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

Выписка из штатного расписания – форма Т-3

Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным. На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.

Образец выписки из штатного расписания — форма Т-3 скачать 

Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018

Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости.

Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы.

В него вписывают только полные ФИО работников, их должности и профессиональные разряды и квалификации.

Подписывают документ, по тем же правилам, что и с окладами — ответственный за составление и все лица, которые подписывали штатное расписание.

Скачать образец выписки 

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (5

Источник: https://legionfg.ru/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-forma-i-obrazec/

Выписка из штатного расписания образец бланк

Такая выписка является необходимым документом, в случае целесообразности предоставления информации ограниченного объема третьим лицам.
 

Здесь мы рассмотрим правила составления такой выписки, а также предложим типовые формы подобных документов. Бланки для скачивания доступны в конце страницы.
 

Квалифицированные специалисты готовы прийти к вам на помощь и оказать дополнительные бесплатные консультации всем, кто заполнит онлайн форму заявки.

Порядок составления выписки из штатного расписания

Такая форма предоставления информации связана с необходимостью соблюдения тайны личной жизни работников, а также необходимостью сохранения коммерческой тайны предприятия или организации — работодателя.
 

Штатное расписание изготавливается в единственном экземпляре и подлежит обязательному хранению в кадровой службе работодателя. Оригинал расписания не может быть выдан третьим лицам. Однако, отдельные части такого документа могут быть доведены до заинтересованных лиц.
 

Учитывая то, что расписание, как правило, не является государственной тайной, выписка может составляться из любой части основного документа, а также быть составленной из различных его частей.
 

При этом, конечный вид выписки не должен искажать смысл и содержание информации, изложенной в оригинальном штатном расписании.
 

Обратите внимание

Выписка может быть составлена исключительно после вступления в свою юридическую силу основного документа.

Как правило, подобная форма документа составляется лицом, ответственным за хранение основного штатного расписания.
 

Рассматриваемый документ может быть изготовлен в виде ксерокопии или фотокопии части оригинального штатного расписания.

Правила составления выписки

В случае возникновения необходимости, такой документ может быть истребован у лица, ответственного за хранение оригинала расписания.
 

Решение об изготовлении выписки принимает руководитель предприятия или иное должностное лицо, уполномоченное им на совершение такого действия.
 

При необходимости, в целях учета ознакомленных лиц, инициатор запроса может быть обязан предоставить письменный документ об истребовании выписки.
 

Такой документ вправе быть оформленным в виде служебной записки. На данном документе, руководитель организации, делает письменную пометку о необходимости выдачи информации.
 

Далее, служебная записка с резолюцией начальника, передается исполнителю, который и готовит необходимую форму.
 

Соответствие выписки оригинальному расписанию

Важно

После изготовления требуемой выписки, ее соответствие оригинальному расписанию может подтверждаться штампом организации или кадрового подразделения, а также подписью ответственного за ее формирование лица.
 

При необходимости, в случае расположения истребуемой информации на нескольких листах, конечная форма документа может быть сшита в единую брошюру. В таком случае, дополнительно, делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных листов.
 

Информация о выдачи выписки из штатного расписания может быть занесена в специально заведенный журнал учета. При наличии такого журнала, лицо, получившее оригинал выписки из расписания, удостоверяет такое получение путем проставления соответствующей подписи в соответствующей графе.
 

При необходимости, здесь же может ставиться отметка о конечном приобщении выписки к материалам какого-либо накопительного дела.

Источник: https://uristhome.ru/document/31/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets-blank

Выписка из штатного расписания, образец: как сделать и оформить справку, форму т 3с фамилиями, пример

Каждое учреждение имеет в своем портфеле документов штатное расписание с перечнем должностей и сотрудников. Это документ, который содержит общие сведения о кадровом составе. Обычно документ просматривают проверяющие из различных инстанций, чтобы иметь представление о количестве работников и сверить прочие бумаги, которые касаются финансовой сферы.

Читайте также:  Заявление об изменении вида разрешенного использования земли

Каждый сотрудник имеет право взять выписку из него, чтобы проверить данные о себе или предоставить информацию в разные инстанции. Как оформить выписку из штатного расписания, кто ее выдает и какие сведения в ней содержатся.
<\p>

Законодательная база

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут составлять штатный регламент в свободной форме, но многие предпочитают использовать привычную форму Т-3, которая регламентирована Госкомстатом РФ (постановление №1 от 05.01.04.).

В свою очередь Трудовой Кодекс РФ в статьях 62 и 88 регламентирует права работников предприятия получать официальные сведения об условиях своего труда. Эти статьи утверждают право сотрудников требовать выдержки из внутренних бумаг, к которым и относиться данный вариант.

Выписки из штатного расписания могут быть затребованы для предоставления в трудовые инспекции, фонд пенсионного или социального страхования, а также для конкурсов и вступления в СРО.

Инспекции требуют этот документ в ходе регулярных проверок условий труда, а фонды – для правильного начисления выплат и страховых взносов, а также установления трудового стажа.

Помимо этого, выписка из штатного расписания требуется для участия работника в судебных разбирательствах, которые проводятся в случаях увольнения без причины, незаконного сокращения или производственного конфликта между работником и работодателем.

Важно! Для участия в конкурсе тендеров выписка из штатного расписания предоставляется обязательно в пакете с прочими документами, касающимися взаимоотношений рабочих и предприятия.

Что касается СРО, то эти организации призваны контролировать деятельность компаний, и если фирма хочет вступить в ее ряды, то обязана предоставить все необходимые бумаги, в том числе и данную выдержку. Эта бумага дает полное представление о количестве работников, а соответственно, и их эффективности, об издержках предприятии на заработную плату.

Процесс оформления

Как оформить выписку из штатного расписания. Она может быть составлена в произвольной форме или в виде бланка Т-3 – это остается на усмотрение отдела кадров, который данный документ и составляет.

В штатном расписании обязательно должны присутствовать:

  • перечень подразделений в структуре предприятия;
  • название должностей и специальностей, а также фамилии сотрудников их занимающие;
  • квалификации работников;
  • информация о количестве рабочих единиц;
  • данные о заработной плате, включая ставки, надбавки и фонд оплаты труда (ФОТ).

Составляет выдержку рабочего распорядка специалист по кадрам, поскольку у него хранится вся необходимая информация, касающаяся сотрудников и их заработной платы.

 Свои подписи ставят исполнитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров, который заверяет таким образом полученный документ. В случае, если таких должностей нет на предприятии, бланк подписывает сам руководитель или лицо, его заменяющее.

Ставить печать в штатном расписании не требуется, это касается и произвольной формы, и бланка Т-3.

Структура

Как сделать выписку из штатного расписания и соблюсти все правила. Для начала следует правильно составить сам регламент работников, ведь по своей форме выдержка должна в точности соответствовать оригиналу.

Она состоит из трех частей:

  • вступительной – с прописанными фамилиями руководителей и составителей бумаги, датой составления, номером приказа, полным названием компании и ее юридической формой;
  • содержательной, где указывается информация о сотрудниках в виде таблицы;
  • заключительной – место для подписей ответственных лиц.

Данный документ создается на базе рабочей распланировки, которая содержит все актуальные изменения в коллективе сотрудников на данный период времени.

Причем в нем указываются не только имеющиеся должности, но и работа по совместительству, если для сотрудников данная деятельность является основной.

Если такая распланировка потеряла актуальность вследствие изменений на предприятии, выдержка делается на основе старой, поскольку новая может вступить в силу только через 2 месяца.

Важно! Если структурное подразделение на предприятии было переименовано, а сотрудник по рабочему контракту числиться в старом, то перевести его в новое подразделении можно только по его письменному соглашению.

Содержательная часть представлена в виде таблицы, в которой указана вся информация о сотрудниках:

  1. Наименовании должности.
  2. Код должности.
  3. Должность, разряд и класс.
  4. Количество рабочих единиц.
  5. Тарифная ставка.
  6. Ученая степень.
  7. Режим работы.
  8. Ответственность.
  9. Общая заработная плата.
  10. Примечание.

Графы с пятой по седьмую определяют сумму возможных надбавок, которые суммируются с окладом в итоге. Все суммы указываются в рублях, но в случае бестарифной оплаты или смешанной возможно прописывать их в виде процентов или коэффициентов.

 Следует знать, что по закону руководитель не имеет права ставить разные оклады лицам, занимающим одинаковые должности, но надбавки у них будут различны, поскольку опыт, ответственность и квалификация могут отличаться.

Каждая надбавка должна быть документально подтверждена.

Источник: https://uristi.guru/trudovoe-pravo/kak-oformlyaetsya-vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets.html

Выписка из штатного расписания — образец

Штатное расписание представляет собой схематичное обобщение информации обо всей кадровой структуре конкретной организации, включая данные о возникновении, переименовании либо сокращении должностей, а также размере окладов, надбавок и количестве ставок. Соответственно, актуальная выдержка из него может потребоваться как самому работнику, так и различного рода контролирующим органам относительно одного либо нескольких работников, должностей.

Что такое выписка из штатного расписания?

Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки).

Он позволяет обеспечить не персонифицированный учет кадров, поскольку не содержит конкретных фамилий, а только общие сведения о количестве штатных единиц и размере их тарифных ставок (окладов).

Отдельные данные общей сводной таблицы содержит выписка из нее. Как и исходник, она может составляться по форме Т-3 либо в произвольном порядке.

Она может потребоваться:

  • сотруднику организации (как правило, для доказательственной базы в суде при рассмотрении трудовых споров);
  • для предоставления в налоговую и трудовую инспекции, пенсионный фонд РФ, ФСС в порядке ответа на соответствующие запросы (например, при проверках деятельности организации, определении правильности исчисления трудового (страхового) стажа, размера должностного оклада и так далее);
  • для представления в комиссию по организации тендера.

Период ее действия составляет не более 1 календарного года, срок хранения – не более 5 лет. Информация постоянно актуализируется, поскольку на любом предприятии периодически меняется как количество сотрудников, так и размер их окладов.

Кто делает и подписывает выписку из штатного расписания?

Как правило, все вопросы, связанные с составлением и оформлением вышеозначенного документа, в учреждении решают 2 человека:

  • работник кадрового отдела. Его сфера ответственности – это правильное написание подразделений предприятия, наименований профессий (должностей), количества ставок;
  • бухгалтер. Он отвечает за правильное отображение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок.

Соответственно, своей подписью каждый из этих работников удостоверяет ту часть данного документа, которая имеет отношение к его профессиональной сфере. Если на предприятии действует кадровый отдел, то подпись ставит и начальник отдела кадров, и конкретный исполнитель – кадровик.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Ее унифицированная (единая) форма (так называемая форма Т-3) утверждена следующим нормативным правовым актом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако, работодатель вправе изменить ее содержание по своему усмотрению, исходя из условий своей работы, либо вести данный документ в произвольной форме.

В целом, для того, чтобы сделать выписку, нужно соблюдать следующий алгоритм:

  • верхняя часть документа должна содержать данные работодателя (полное и сокращенное наименование). Например: Общество с ограниченной ответственностью «Агромаш»,
    ООО «Агромаш»;
  • заголовок;
  • точная дата, когда был сделан документ;
  • реквизиты утверждающего приказа. Например: «Утверждено приказом № 01 от 01 июня 2018 г.»;
  • период действия. Например: «Вступило в действие с 01 января 2018 г.»
    Окончательный срок указывать не следует, поскольку нормативных сроков действия штатного расписания не установлено;
  • основная часть, которую следует сделать в точном соответствии с данными исходного документа.
  • Для ее получения работнику необходимо заполнить заявление. Как правило, она делается на фирменном бланке до 3 рабочих дней (см. статью 62 ТК РФ). Сама процедура абсолютно бесплатна.

Как сделать выписку из штатного расписания без окладов?

Как указывают многие кадровики, выписка без указания оклада не приобретает юридической силы, поскольку противоречит нормам постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Однако, на практике, такое нередко делают.

Выписка из штатного расписания для тендера

Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.

Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:

  • выписку;
  • заверенные копии трудовых книжек (трудовых договоров).

Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.

Образец выписки из штатного расписания форма Т-3

Для того, чтобы сделать выписку по форме Т-3 достаточно скачать ее типовой бланк и внести изменения согласно специфике своей организации.

Форма Т-3 содержит следующие данные:

  • наименование организации и номер документа;
  • дата составления и срок действия исходника;
  • содержательная часть, которая включает в себя 10 столбцов (их количество можно менять).

В последней части прописывают:

  • название структурного подразделения, его код;
  • должность, квалификация (разряд, категория). Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;
  • количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
  • тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
  • примечания.

Скачать образец

Как заверить выписку из штатного расписания?

Потребность в заверении документа есть в том случае, если он предназначается для использования во внешнем документообороте предприятия (суды, сторонние организации). Для заверения составителю необходимо:

  • написать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
  • указать свои ФИО и должность с расшифровкой;
  • расписаться и поставить «мокрый» оттиск печати.

При наличии двух и более страниц, заверяется каждая из них.
Таким образом, проанализированный универсальный документ позволяет максимально быстро и информативно получить сведения о кадровой ситуации на предприятии в целом и трудовой функции каждого отдельного работника в частности.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (6

Источник: https://russiansu.ru/shtatnoe-raspisanie/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazec.html

Ссылка на основную публикацию