Книга учета движения трудовых книжек: роль и правила ведения

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Обратите внимание

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша.

Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Важно

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно.

На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Совет

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации.

После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном.

Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-sotrudnikov

Книга учета движения трудовых книжек

У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек.

Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.

Нормативные акты в области учета трудовых книжек

Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Эти Правила предписывают вести в организации:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками.

Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника.

Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее). Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.

В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.

Обратите внимание

В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти).

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки

Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п.

Необходимость ее наличия в организации установлена п. 40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Требования к книге учета трудовых книжек

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета

Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

Читайте также:  Можно ли развестись через загс если есть несовершеннолетние дети

Содержание книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Состоит она из тринадцати граф, включающих в себя:

  • порядковый номер записи в книге и дату приема работника на работу или заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее);
  • ФИО работника — владельца трудовой книжки;
  • данные о трудовой книжке или вкладыше в нее (серию и номер);
  • должность (профессия, специальность) работника, сдавшего трудовую книжку или на которого она заведена (вкладыш в нее);
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек

Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек

Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Госинспекторы труда традиционно уделяют внимание изучению книги учета движения трудовых книжек, и существенные погрешности в её оформлении вполне достаточны для наложения штрафа.

Во избежание подобных последствий работодателю следует скрупулезно соблюдать все требования закона по ведению учета таких важных документов, как трудовые книжки работников.

Также читайте:

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s503072

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовая книжка есть у каждого работника, оформленного официально. Во время исполнения им трудовых обязанностей этот документ находится у работодателя и подлежит учету. Как проводится это мероприятие, и что представляет собой журнал учета трудовых книжек?

Есть несколько действий, которые работодатель вправе совершать с трудовыми книжками подчиненных сотрудников:

  1. Прием документа от работника, который вновь принят на работу.
  2. Заведение новой книги при ее отсутствии или потере.
  3. Внесение записи о характере работы, выполняемой сотрудником, а также о переводе, награждении.
  4. Хранение трудовой книжки в специально предназначенном месте в целях предотвращения порчи и хищения.
  5. Написание информации об увольнении сотрудника.
  6. Выдача трудовой бывшему сотруднику или его представителям (если работник умер).

Есть несколько пунктов, которые включает учет движения трудовых книжек на предприятии. Они актуальны даже несмотря на то, что в действующих нормах законодательства четкие определения отсутствуют:

  • регистрация документов, принятых от работников, вновь устроившихся на службу;
  • регистрация вновь заведенных трудовых для молодых специалистов;
  • фиксация факта нахождения книжки на руках у работодателя;
  • отражение того факта, что книжка выдана сотруднику в ходе прекращения действия трудового договора.

Необходимость ведения

Согласно общему порядку, установленному в законодательных нормах, во время прихода сотрудника на рабочее место он отдает трудовую книжку в отдел кадров. После этого работодатель вносит в документ соответствующую запись, подтверждающую факт приема в штат. Если ранее специалист нигде не работал, работодатель заводит на него трудовую книжку, а потом заполняет ее.

В соответствии с действующими законодательными нормами каждый работодатель обязуется учитывать сданные сотрудниками книжки, что прописано в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены в рамках Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Для выполнения этих действий используется специальный журнал. В него и вносятся все сведения по движениям трудовых.

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязуется вести строгий учет трудовых книжек, принадлежащих наемным сотрудникам. В Постановлении Правительства РФ №225 сказано, что немаловажную роль играет изготовление трудовых и снабжение ими работодателей. В соответствии с этими правилами в организации должны вестись следующие документы:

  1. Приходно-расходная книга, в которой осуществляется учет бланков и вкладышей. Ведение осуществляется силами бухгалтерии. В документе прописывается число принятых бланков и отпущенных экземпляров.
  2. Книга учета движения заполняется специалистами отдела кадров предприятия.

Форма, которой должны соответствовать эти документы, установлена в рамках Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Читайте так же:   Правила нумерации приказов в организации

Правила и порядок заполнения

Документ должен содержать информацию обо всех перемещениях книжек, принадлежащих специалистам. В настоящее время принято применять унифицированный шаблон этого журнала, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года. В этой же бумаге содержится детальная инструкция по оформлению трудовых.

Типовой шаблон состоит из 13 граф. Именно их должен заполнять работодатель при любом перемещении документа. Стоит рассмотреть порядок внесения информации в них пошагово:

  • графа 1 содержит хронологический (порядковый) номер документа, подлежащего регистрации;
  • графы 2, 3, 4 нужны для указания даты, в которые конкретная книжка поступила к работодателю;
  • в графе 5 специалист по кадрам указывает ФИО работника целиком;
  • в графе 6 фиксируется номер и серия документа;
  • в графе 7 происходит отражение данных о должности владельца трудовой;
  • в графе 8 включена информация о структурном подразделении;
  • в графе 9 отражаются реквизиты документа, свидетельствующего о закреплении сотрудника в штат;
  • в графе 10 проставляется подпись кадрового специалиста;
  • в графе 11 информация указывается только при отсутствии трудового стажа, в ней указана полученная от работника сумма;
  • в графы 12 и 13 вносится информация в случае, если работник решил уволиться, и книжка возвращается владельцу.

Требования к заполнению

В п. 41 Правил, посвященных заполнению журнала учета трудовых книжек, указано, что листы книжки нумеруются и вкладыши также получают порядковые номера. Все элементы трудовой книжки шнуруются, заверяются подписью руководителя, скрепляются печатью или пломбой.

Ответа на вопрос о прошивке этот документ не содержит. Однако в любом случае кончики шнура должны быть свободными, чтобы провести опломбирование или установить печать.

Важно

На 2019 год найти сургучную печать проблематично, поэтому многие организации вместо нее на обратную сторону документа наклеивают листок, содержащий печать предприятия с указанием количества прошитых листов и даты. Но такой подход не гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.

Заполнением документа занимается специалист, работающий в кадровой службе. Это может быть главный кадровик, его подчиненный, а также любое уполномоченное лицо.

Как прошить книгу учета

Прошивка книги способствует ее эффективной защите от всевозможного вредительства и изъятия листов со стороны недобросовестных наемных сотрудников. Процедуру должен выполнять строго ответственный и компетентный работник отдела кадров или другой службы, ответственной за ведение документа. Порядок действий следующий.

  1. На книге делаются проколы в количестве 2-3 штук. Для этого может использоваться шило или дырокол.
  2. Действовать нужно аккуратно, слева на книге, на ее полях.
  3. Расположение отверстий должно быть ровным, чтобы они шли как будто в линейку.
  4. Затем в них продевается нить, а листы скрепляются.
  5. Концы нитки при этом выводятся не в область титульного листа, а на обратную сторону, внутрь, к задней обложке.
  6. На них впоследствии ставится пломба или печать.

Дополнительная инструкция по прошивке представлена ниже на видео.

Печать или пломба

Печать является сложной, т. к. в ней присутствуют очевидные недостатки: проблемы в изготовлении, большой объем, хрупкость. Тип пломбы, используемый на практике, с точки зрения законодательства не установлен.

Поэтому ответственный специалист может выбрать тот вариант, который подходит ему больше всего. Основная цель применения пломбы заключается в обеспечении защищенности документа от доступа сторонних лиц.

Наиболее простой способ оформления документации – бумажная пломба. Ее использование подразумевает закрепление и приклеивание концов нити посредством маленького листа бумаги, проставление печати. Поскольку книга будет фактически применяться в течение продолжительного времени, можно использовать иные варианты пломбы, например, из пластика, металла, пленки.

Особенности подписания документа

Окончательная (завершающая) подпись проставляется именно силами руководителя организации, а не кадровика. Документ должен включать следующие сведения:

  • количество листов;
  • должность лица, подписавшего документ;
  • его подпись, ФИО.

По окончании нужно отметить, какое количество листов пронумеровано и прошнуровано, а также указать имя ответственного лица – директора.

Отсутствие на предприятии используемого документа карается начислением штрафа, которым выражается административная ответственность, предусмотренная ст. 5.27 КоАП РФ.

Читайте так же:   Образец характеристики на работника в суд с места работы

Государственные инспекторы по труду особое внимание уделяют изучению этого документа. Поэтому если в ходе проверки будут обнаружены погрешности, это станет поводом для начисления штрафа. Во избежание негативных последствий в виде наказаний работодатель должен соблюдать все нормы законодательства РФ и вести книги правильно.

Где происходит регистрация трудовых книжек

В качестве базового инструмента контроля этой документации выступает книга учета. На практике она имеет альтернативное название – регистрационный журнал или реестр. Важность и необходимость ее ведения предусмотрена в п. 49 Правил.

Ознакомиться с особенностями формы документа можно в Приложении №3, оформляемом к Инструкции. Все действия, связанные с трудовыми книжками, должны осуществляться исключительно ответственным лицом, которое назначается для этих целей специально на основании приказа руководителя.

По какой форме ведется документ

Данная учетная книга оформляется и заполняется в соответствии с формой, которая утверждена Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Работодатель имеет право на самостоятельное изготовление журнала учета с использованием собственных предпочтений. Также можно приобрести готовый бланк, распечатанный в типографии.

Наниматель имеет право самостоятельно решать, как организовать учет. Он должен руководствоваться личными возможностями и предпочтениями. Главное, о чем следует помнить – соответствие журнала форме, установленной на законодательном уровне. Немаловажную роль играет соблюдение требований к заполнению, которые установлены нормами действующего законодательства.

Таким образом, ведение журнала учета трудовых книжек – обязательное мероприятие, производимое кадровыми специалистами всех организаций, по определенным правилам.

Как организовать хранение и учет трудовых книжек? Ответ — ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Книга учета движения трудовых книжек — обязательный документ, который должен присутствовать в организации. Узнайте правила заполнения журнала, изучив материал статьи.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек

Работодатель принимает трудовые на хранение на весь срок работы сотрудников, поэтому несет ответственность за их целостность. Заведите журнал регистрации трудовых книжек, чтобы фиксировать все сведения, касающиеся документов. При необходимости удастся отследить, поступала ли трудовая на хранение или нет, если работник начнет предъявлять претензии по поводу утери.

Обратите внимание: выдавайте документы только по письменному заявлению сотрудника. Если он их потеряет, испортит, вы не понесете ответственность. В противном случае организация обязана восстанавливать ранее сделанные записи.

Скачать докуметы по теме:

Обязательную регистрацию в журнале предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее — Правила. Нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Согласно требованиям, работодатели обязаны вести и приходно-расходные журналы для учета приобретаемых у распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Образец журнала учета трудовых книжек

Читайте также:  Как вступить в наследство после смерти матери? порядок оформления у нотариуса, документы, сроки. инструкция на 2019 год

Поручайте ведение журнала кадровой службе, специалисты которой осуществляют заполнение и выдачу бланков книжек, а также вкладышей в них. В небольших компаниях, в которых обязанности кадровиков возложены на руководителя, заполнением журнала занимается непосредственно он или бухгалтерия.

Какие операции отражать в журнале учета движения трудовых книжек

Исчерпывающего списка, в котором отражены все операции с трудовыми книжками, нет. Исходя из практики кадровой работы, перечень включает в себя:

  • прием документа от сотрудника, поступающего на работу;
  • открытие новой книги на имя работника, для которого это место является первым в профессиональной деятельности, внесение записи о его приеме;
  • внесение записей о деятельности сотрудника, его перемещениях или переводах, поощрениях и награждениях, а также наказаниях;
  • отражение случаев временной выдачи книжек на руки;
  • внесение записей об увольнении;
  • выдача трудовых увольняющимся сотрудникам, снятие документов с учета.

Книга учета трудовых книжек: образец

В журнале регистрации трудовых книжек, образец которого не установлен на законодательном уровне, выполняйте регистрацию полученных и выданных документов; отражайте факт того, что книжка временно или постоянно выдана на руки владельцу. Контролируйте, чтобы к месту хранения документов не имели доступ посторонние лица.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Требования к журналу регистрации трудовых книжек

Выбирайте журнал с твердой обложкой, который напечатан на плотных листах бумаги. Страницы должны быть пронумерованы, качественно прошнурованы, опломбированы в установленном порядке. Проверьте, указано ли на заверительной записи пломбы цифрами и прописью количество листов.

Документ имеет несколько разделов. Вводная часть содержит краткую информацию о регламентах, служащих основанием для заполнения. В некоторых изданиях предусмотрено наличие примера заполнения. Если его нет, вы можете опираться на другой образец журнала учета трудовых книжек.

Справка

В книге должен быть отдельный лист, необходимый для внесения сведений о лицах, назначенных ответственными за ведение. Чтобы избежать ошибок, только они вносят записи в нее.

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек, а именно ее образец может разрабатываться индивидуально. Включайте в него обязательные для заполнения графы, в которых фиксируется основная информация. Дополните документ необходимыми разделами, если стандартных недостаточно.

Журнал включает следующие графы:

  • 1 — порядковый регистрационный номер книги;
  • 2, 3 и 4 — дата регистрации арабскими цифрами, которая может соответствовать времени приема сотрудника;
  • 5 — фамилия, имя, отчество полностью;
  • 6 — сведения о серии, номере книги или вкладыша в нее, который оформляется кадровой службой организации;
  • 7 — должность, профессия и специальность сотрудника в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
  • 8 — наименование структурного подразделения, в котором числится сотрудник;
  • 9 — сведения о приказе, на основании которого выполняется регистрация документа;
  • 10 — подпись лица, назначенного ответственным за прием и внесение записей;
  • 11 — стоимость бланка или вкладыша;
  • 12 — дата, когда книга выдана на руки увольняющемуся сотруднику;
  • 13 — роспись уволенного работника, заверяющая факт получения документа.

Обратите внимание: если новый работник передает на хранение трудовую с вкладышем, который выдан предыдущим работодателем, вносите в журнал сведения только об основном документе.

Нюансы заполнения журнала учета трудовых книжек

Поскольку заполнение бланков книжки учета трудовых книжек производится вручную, нельзя исключить возможность ошибок, некорректных записей. Внесение исправлений допускается, но делать это нужно аккуратно. Нельзя штриховать записи, скрывать их с помощью корректирующих средств.

Совет от редакции: Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика. После прохождения курса по направлению «Прием, увольнение, отпуск, проверки» вы получите официальное удостоверение о повышении квалификации.

В ТК РФ и в Правилах нет указания на то, как вносить исправления. Поэтому целесообразно использовать вариант, который применяется для корректировок документов.

Под записью, которая была сделана наверно, напишите «Запись за №__ считать недействительной». Под следующим порядковым номером внесите корректную информацию.

Внесенное исправление заверяется собственноручной подписью ответственного лица.

Нарушение правил внесения записей в журнал или его отсутствие в организации расценивается надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ, руководитель организации может быть оштрафован. Чтобы избежать проблем, контролируйте процесс ведения документа, а также способ его хранения.

Вывод

Несмотря на обязательное ведение журнала, вы можете использовать любой бланк книжки учета трудовых. Если решено распечатывать страницы, прошивайте их, после чего заключайте в твердый переплет. Проверьте нумерацию листов, их количество. Полностью заполненные журналы храните в архиве организации.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384499-uchet-dvijeniya-trudovyh-knijek-18-m7

Книга учета движения трудовых книжек

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Совет

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Читайте также:  Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

Обратите внимание

В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spravka.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец

В соответствии с Трудовым Кодексом, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек и правила его ведения

Зачем существуют нормы заполнения документации, в том числе, учет трудовых книжек на предприятии? Как сказано выше, журналы, регистрирующие документы сотрудников, в полном виде хранятся 50 лет, в течение которых возможно восстановить, или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление). И уже это само по себе налагает строгие правила хранения книг учета.

Вторая причина стандартизированного ведения документации – чтобы при смене ответственного за делопроизводство, вновь назначенный на эту должность смог легко разобраться в делах предшественника, а не строить догадки, что обозначает та или иная закорючка или сокращение.

Порядок ведения журнала учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если работник проработал на предприятии более пяти дней и это место работы для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку работника, которая передается на хранение работодателю. Естественно, что передача для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая книжка, должно сопровождаться определенной процедурой по обеспечению сохранности и учету движения документов.

Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек.

Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного за ведение журнала учета, производится операция передачи документации с составлением акта приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся в делопроизводстве предприятия бланков трудовых книжек, вписанных в журнал учета трудовых книжек. После этой процедуры издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового ответственного.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых книжек образец

Для ведения учета используется типовой бланк журнала учета, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Желательно использовать книги учета в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго. В отличие от других форм регистрационного учета, журнал учета трудовых книжек ведется до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги имеют нумерацию и сшиваются определенным образом: концы сшивающего шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки книги.

Важно

На бумажной полосе, фиксирующей концы нитки, указывается числом и прописью количество пронумерованных и сшитых страниц. Информацию о количестве страниц нужно заверить подписью руководителя.

Полную нумерацию страниц следует произвести сразу в момент заведения – именно факт количества страниц и заверяется сшиванием, оклеиванием бумажной полосой и пломбированием.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Учет трудовых книжек на предприятии — инструкция

Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

  • графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей, трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
  • графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;

Здесь есть небольшие нюансы: бланки старого образца, до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 70-х годов, не имели серийного номера. Поэтому, при регистрации бланка такого образца в этой графе ставится прочерк.

Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серийный номер, состоящий из римских цифр и двух букв и семизначный номер.

Бланки трудовых книжек также имеют серию, обозначенную буквами ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) и номер из семи цифр.

Книга учета движения трудовых книжек образец

  • в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
  • в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
  • 9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  • в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
  • в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк. Помимо ведения журнала регистрации трудовых книжек, имеется журнал выдачи трудовых книжек. Это отдельная приходно-расходная книга, в которой вносится информация о приобретении чистых бланков книжек и вкладышей.
  • последние две колонки – 12-я и 13-я, предназначены для внесения даты выдачи документа сотруднику при увольнении и его подписи, подтверждающей, что документ он получил.

Журнал регистрации трудовых книжек — исправление ошибок

Образец исправление ошибок

При ведении записей в журнале следует проявлять внимательность и аккуратность. Однако люди не машины – случаются ошибки или описки. Специальных рекомендаций относительно исправлений ошибок именно в журнале учета трудовых книжек нет. Здесь действуют общие правила, принятые для таких случаев в делопроизводстве.

Ошибку в записях можно исправить двумя способами, главное, не использовать при исправлении корректор, полностью закрывающий ошибочный текст:

  • Зачеркивание неправильно произведенной записи. Ошибочная информация зачеркивается одной линией, напротив нее ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить». Произведенные исправления обязательно заверяются подписью лица, произведшего исправление и датой.
  • «Запись не действительна». В этом случае зачеркивание неверной информации не производится. В графе, где требуется произвести исправления, пишется фраза: «запись не действительна» и следом пишется нужная информация. Такое исправление дополнительно не заверяется.

Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек

Для ведения журнала учета движения трудовых книжек назначается ответственное лицо.

Если на предприятии имеется отдел кадров, то, как правило, таким ответственным лицом назначается начальник отдела кадров.

В небольших организациях ответственность за ведение журнала движения трудовых книжек специальным приказом возлагается на любого сотрудника, например, секретаря или работника бухгалтерии.

Источник: https://ktovdele.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek.html

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения в готовом виде вы можете на нашем сайте.

Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.<\p>

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Итоги

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

Совет

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/zhurnal_ucheta_trudovyh_knizhek_skachat_obrazec_zapolneniya/

Ссылка на основную публикацию